„Alles bleibt anders!“ DATEV DMS Classic zu DATEV DMS (neu) für Steuerkanzleien

Nachdem wir bereits seit 2020 viele unserer Kunden erfolgreich auf das (neue) DATEV DMS umstellen konnten, gehen wir in diesem Jahr dem Ende der DMS-Umstellung entgegen, denn: DATEV DMS classic ist zum 31.12.2023 abgekündigt!

Der nächste und somit letzte reguläre Umstellungscharge wird voraussichtlich im Mai/Juni 2023 umgesetzt.

Wir werden Sie in diesem BLOG weiterhin zeitnah mit Informationen rund um die DMS-Migration versorgen und die Inhalte regelmäßig anpassen.

Aktuell befinden wir uns in einer Umstellungspause, in welcher ausgewählte Pilotierer die 2023er DMS-Migration bis Ende März 2023 umsetzen werden.

Gute Vorbereitung ist alles

Damit Sie sich auch jetzt schon auf Ihre bevorstehende DMS-Umstellung vorbereiten können haben wir nachstehend schon einmal ein paar hilfreiche Tipps und Links für Sie aufbereitet. Das erwartet Sie in diesem Beitrag:

Rufen Sie uns gerne an oder schreiben uns, wenn Sie Fragen rund um Ihre DMS-Umstellung haben.

Ihr conNect-Team

Beispiele, was Sie im Vorfeld tun können

Alle DATEV relevanten Informationen finden Sie unter www.datev.de/dms-umstellung.

Zustimmung der Leistungs- und Preisänderung. Link: DATEV DMS Zustimmung
Bereinigung Ihrer Daten
- Video-Link: Vorbereitung zur Ausführung des Programms DATEV DMS classic Datenqualität
- Video-Link: DATEV DMS Datenqualität
- DATEV Dokumente 9224566 und 1005642
Auszüge weitere Hilfe-Dokumente der DATEV:
- Daten in Masse ändern per Komfortschaltflächen: Link DATEV-Dokument 9226383
- DATEV DMS classic Datenqualität: Dokumentenbestand bereinigen: Link DATEV-Dokument 9223801
Prüfen Sie Ihre individuelle DATEV Checkliste und bereinigen Sie die notwendigen markierten Punkte (Anleitungen hierzu finden Sie in den Dokumentangaben aus dem DATEV Hilfe-Center direkt auf Ihrer Liste).
Informieren Sie sich über die Besonderheiten im Rahmen der DMS-Umstellung (z.B. was kann NICHT übernommen werden, welche Nacharbeiten kommen auf die Kanzlei zu?). Hilfe und ein paar Details finden Sie in Ihrer individuellen DATEV Checkliste sowie nachstehend.

Unterstützung durch conNect

Im  Auftrag der DATEV unterstützen wir Sie gerne bei Ihrer Umstellung. Lassen Sie uns wissen, wo/wann Sie Unterstützung benötigen.

Beratung zur Umstellung (je nach Kanzleigröße ca. 2 bis 7 Stunden*))

Vorarbeiten inkl. Tool Datenqualität und Benutzer- und Rechteverwaltung (je nach Kanzleigröße ca. 2 bis 7 Stunden*))

Technische Umstellung (Umstellungsassistent inkl. Datenübernahme und ggf. Aktivierung) (je nach Kanzleigröße ca. 1 – 3,5 Stunden – die Zeit der unbeaufsichtigten Datenübernahme ist Abhängig von der Dokumentenmenge und wird hier selbstverständlich nicht mit eingerechnet *))

Konfiguration und Nacharbeiten (je nach Kanzleigröße ca. 1 – 3 Stunden *))

Schulung (bei Bedarf) (je nach Kanzleigröße und Bedarf ab 1 Stunde*)).

*) Aktuelle Schätzwerte

Allgemeine Hinweise

Die DMS-Umstellung ist von Seiten der DATEV so angelegt, dass sie durch die Kanzlei eigenständig durchgeführt werden kann. Sehr gerne unterstützen wir Sie bei dieser Umstellung – eine unverbindliche Aufwandsschätzung erhalten Sie separat.
Die DMS-Umstellung ist letztendlich ein mehrstufiger Prozess. Die Vorbereitungsarbeiten sollten im Idealfall bis zum Vormonat Ihres zugeteilten Umstellungsmonats abgeschlossen sein, damit die Umstellung dann reibungslos verläuft. Ideal zur Vorbereitung sind auch die beiden Termine der DATEV, die kostenfrei angeboten werden (s. nachstehend).
Die Vorbereitungsarbeiten (insbes. das Tool Datenqualität) können Sie während des laufenden Kanzleibetriebes durchführen.
Die Migration der Dokumente dauert typischerweise einige Stunden bis Tage und läuft ohne Beeinträchtigung der Kanzleiabläufe im Hintergrund.
Bei der Aktivierung ist zu berücksichtigen, dass ein Arbeiten auf den Systemen für einen Zeitraum von ca. 45 - 60 min. NICHT möglich ist.
Der Ihnen von der DATEV zugeteilte Umstellungszeitraum (Charge) ist bindend. Eine Verschiebung ist nur in Ausnahmefällen möglich und muss bis zum 18. des Vormonats Ihres zugeteilten Umstellungszeitraumes bei der DATEV beantragt werden – sprechen Sie uns einfach rechtzeitig an.

Welche Berechtigungen werden benötigt

Tool Datenqualität /Bereinigung:
Admin-Rechte in DMS classic
DATEV Vorbereitungs- und Umstellungsassistent (Migration):
Admin-Rechte in DMS classic sowie die Hauptadmin-Rolle in der DATEV-Benutzerverwaltung Voraussetzung.
Datenübernahme:
Hier werden Rechte des Betriebssystemadministrators nur benötigt, wenn Sie diese mit ‚geplanten‘ Unterbrechungen‘ starten möchten, da dies den Windows-Dienst „DATEV DMS Migration“ benötigt, der nur mit den Rechten eingerichtet werden kann. Im Partner ASP kümmern wir uns gerne darum und werden dies im Vorfeld mit Ihnen abstimmen.

Etwas Technik

Für unsere Partner-ASP-Kunden sorgen wir selbstverständlich automatisch im Hintergrund für die technischen Voraussetzungen. Gerne erhalten Sie separat weitere Informationen von uns.

Speicherbedarf
Im Rahmen der DMS-Umstellung wird ein erhöhter Speicherbedarf benötigt, welchen Sie über das Tool DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistent prüfen und ermitteln lassen können. Sie können mit einem zusätzlich benötigten 1,7-2fachen Datenvolumen rechnen. Dieses Volumen wird für die Umstellung benötigt, da der gesamte DMS classic (altes DMS)-Bestand erst einmal parallel gehalten wird. Die Kanzlei entscheidet im Nachgang, ob es hier wirklich notwendig ist, auf Dauer den Datenbestand zu halten.
Aktuelle Systeme
Die DATEV-Programme müssen auf dem aktuellen Stand sein, inkl. der zur Verfügung stehenden Service-Releases.
Updates
Keine Installation von Hotfixes oder Service-Releases während der Umstellung. Beachten Sie: ab dem Zeitpunkt, an dem Sie die Strukturdaten im DATEV DMS Vorbereitungs- und Umstellungsassistenten übernommen haben, dürfen Sie keine Updates von DATEV DMS oder DATEV DMS classic, z. B. per Service-Release oder Hotfix, durchführen.

Ausgewählte Linksammlung und kostenfreie Angebote

VIDEO DATEV: Lernvideo
ALLGEMEIN
- DATEV DMS: Mehrwerte zu DATEV DMS classic: Lexinform-Dokument 1005370
- DATEV Schulungsunterlage „Erste Schritte im DATEV DMS (neu)“
SERVICEVIDEOS der DATEV

VOR der DMS-Umstellung

DATEV Info online
- Buchen Sie die ca. 2-stündige DATEV Info-Onlineveranstaltung um sich weiter zu informieren, wie Sie sich auf die Umstellung vorbereiten können. Den Link dazu finden Sie hier: DATEV Info online DATEV DMS
Umstellungscheck
- Vereinbaren Sie einen Termin für den kostenlosen Umstellungscheck zum Umstieg von DATEV DMS classic auf DATEV DMS unter: DATEV Umstellungscheck
  Ein DATEV-Mitarbeiter überprüft in ca. 1 Stunde Ihre durchgeführten Vorbereitungen auf Basis der individuellen Checkliste und beantwortet Ihre offenen Fragen. Lassen Sie uns wissen, für wann dies terminiert wurde. Weitere Infos hierzu finden Sie auch in dem Lexinform Dok. 1007276.

Während der DMS-Umstellung

Unterstützung zur Übernahme der Zugriffslisten (den Link auf die Online-Buchung erhalten Sie von der DATEV in der Information über die Bereitstellung der Zugriffsrechte – ca. Ende Vormonat Ihrer zugeteilten Charge)

NACH der DMS-Umstellung

Sprechstunde „Nacharbeiten und erste Schritte in DATEV DMS“ (Den Link auf die Online-Buchung erhalten Sie von der DATEV in dem Informationsschreiben des Vormonats Ihrer geplanten DMS-Umstellung – bei Ihnen wäre das also das DATEV Schreiben im Monat August)

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