Das Umstellungsjahr 2022 geht weiter und nachdem wir bereits seit 2020 viele unserer Kunden erfolgreich auf das (neue) DATEV DMS umstellen konnten, freuen wir uns auch in diesem Jahr auf viele Neuerungen und Entwicklungen um Bereich DMS-Migration.
Was erwartet Sie in diesem BLOG:
- Fakten, Fakten, Fakten
- Freuen Sie sich auf Neuerungen
- Wie Sie sich jetzt schon vorbereiten können
- Gut zu wissen (einige Anmerkungen zur Umstellung sowie Hinweise aus Erfahrungswerten)
- Unterstützung durch conNect
- Unser Tutorial: DATEV DMS neu (Video mit Klicktipps zum neuen DMS)
- Die Umstellung „Es geht los“
- Die Umstellung und ihre Phasen (Überblick sowie Details zu den einzelnen Umstellungsphasen)
Fakten, Fakten, Fakten
Aktueller Umstellungszeitraum: 14.04.2022 - Oktober 2022
Im nächsten Jahr 2023 geht es dann in das letzte Jahr für die DMS Umstellung, denn zum 31.12.2023 ist das DATEV DMS classic abgekündigt. Wann der Umstellungszeitraum beginnen wird, steht zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht fest - vermutlich jedoch nicht vor dem Monat März.
Freuen Sie sich auf Neuerungen…
… wie z.B.
- den Posteingangsassistent sowie OCR-Erkennung (jetzt im neuen DMS inklusive)
- die Möglichkeit zur Vorbelegung des Erledigers sowie (optional) eines Kenntnisnehmers und des Status anhand des Ablage-Knigge
- Drag & Drop-Funktion in die Schnellinfo / in die Kategorie „Dokumente“
- Annotation auf PDF-Dokumenten im DATEV-Viewer
- Speicherung der Dokumente direkt bei der Erstellung (konfigurierbar)
- das neue DMS nutzt direkt die Zentralen Stammdaten
- volle Integration der DATEV Benutzer- und Rechteverwaltung
- gleiche Möglichkeiten in Vorgangsmappen und strukturierten Dokumenten
- bessere Volltext-Suchmöglichkeiten innerhalb von gescannten Dokumenten (auch in strukturierten Dokumenten und Vorgangsmappen
Einen Funktionsvergleich finden Sie hier.
Gute Vorbereitung ist alles: Die Datenqualität
- Bereinigung Ihrer Daten
- Vorarbeiten zur Ausführung des Tools Datenqualität in dem DATEV DMS Client: Link zum Link zum Video Kurzanleitung
- Tool Datenqualität: Link zum Video Kurzanleitung Tool Datenqualität
GUT ZU WISSEN
- Die Wiedervorlage-Funktion direkt am Dokument wird in DATEV DMS NICHT mehr angeboten. Hierfür werden zukünftig die DATEV-Aufgaben genutzt. Info-Dokument 1005169
- Ihre individuellen Masken sowie individuelle Filter am DATEV Arbeitsplatz werden nicht übernommen. Dafür können im neuen DMS die Filter sehr flexibel eingerichtet werden.
- Der individuelle Zugriffsschutz auf Belege / Dokumente wird nicht übernommen; hierfür gibt es in Zukunft als Alternative die sog. Sicherheitsbereiche
- Haftnotizen oder Bemerkungen mit mehr als 4.000 Zeichen können nicht übernommen werden.
- Für das neue DATEV DMS wird der Buchungsassistent nicht entwickelt und angeboten.
- Bei der Datenübernahme (Umstellungsassistent) mit geplanten Unterbrechungen wird die Datenübernahme zur nächsten Zeitscheibe nicht automatisch fortgesetzt, wenn zwischenzeitlich
- das Windows-System neu gestartet wurde, oder
- der Dienst „DATEV DMS Migration“ neu gestartet wurde
und zwar unabhängig davon, ob der Neustart während einer Zeitscheibe oder in einer Pause durchgeführt wurde.
Unterstützung durch conNect
Im Auftrag der DATEV unterstützen wir Sie gerne bei Ihrer Umstellung. Lassen Sie uns wissen, wo/wann Sie Unterstützung benötigen.
- Beratung zur Umstellung (je nach Kanzleigröße ca. 2 bis 7 Stunden*))
- Vorarbeiten inkl. Tool Datenqualität und Benutzer- und Rechteverwaltung (je nach Kanzleigröße ca. 2 bis 7 Stunden*))
- Technische Umstellung (Umstellungsassistent inkl. Datenübernahme und ggf. Aktivierung) (je nach Kanzleigröße ca. 1 - 3,5 Stunden – die Zeit der unbeaufsichtigten Datenübernahme ist Abhängig von der Dokumentenmenge und wird hier selbstverständlich nicht mit eingerechnet *))
- Konfiguration und Nacharbeiten (je nach Kanzleigröße ca. 1 – 3 Stunden *))
- Schulung (bei Bedarf) (je nach Kanzleigröße und Bedarf ab 1 Stunde*)).
*) Aktuelle Schätzwerte
Alternativ können Sie und Ihre Mitarbeiter unser Tutorial anschauen!
- KOSTENFREIE UNTERSTÜTZUNGSANGEBOTE DER DATEV
www.datev.de/dms-umstellung
DATEV Info online
Buchen Sie die ca. 2stündige DATEV Info-Onlineveranstaltung um sich weiter zu informieren, wie Sie sich
auf die Umstellung vorbereiten können. Den Link dazu finden Sie hier: DATEV Info online DATEV DMS - Umstellungscheck
Vereinbaren Sie einen Termin für den kostenlosen Umstellungscheck zum Umstieg von DATEV DMS classic
auf DATEV DMS unter: DATEV Umstellungscheck:
Ein DATEV-Mitarbeiter überprüft in ca. 1 Stunde Ihre durchgeführten Vorbereitungen auf Basis der individuellen Checkliste und beantwortet Ihre offenen Fragen. Weitere Infos hierzu finden Sie auch in dem Lexinform Dok. 1007276. - Unterstützung zur Übernahme der Zugriffslisten (Den Link auf die Online-Buchung erhalten Sie von der DATEV in der Information über die Bereitstellung der Zugriffsrechte – ca. Ende Vormonat Ihrer zugeteilten Charge)
- Sprechstunde „Nacharbeiten und erste Schritte in DATEV DMS“ (Den Link auf die Online-Buchung erhalten Sie von der DATEV in der Information über die Bereitstellung der Zugriffsrechte – ca. Ende Vormonat Ihrer zugeteilten Charge)
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
Ihr conNect-Team
Stand: März 2022
ES GEHT LOS:
Die DATEV eG bietet auf ihrer ‚Landing-Page‘ www.datev.de/dms-umstellung einen hervorragenden Leitfaden mit einer Schritt-für-Schritt-Unterstützung in allen Phasen der Umstellung inkl. stets aktueller Informationen und Hilfen.
- Sämtliche Servicevideos zur Umstellung
- Antworten auf die häufigsten Fragen
- Funktionsvergleiche und noch mehr Unterstützungsangebote
DIE UMSTELLUNG UND IHRE PHASEN
Finden Sie hier weitere Fakten und Tipps zu den einzelnen Umstellungsphasen:
- Das Wichtigste vom Anfang (das sollten Sie jetzt schon tun!)
- Das Wichtigste VOR der Vorbereitungsphase
- Das Wichtigste zur Vorbereitungsphase (das sollten Sie jetzt schon tun!)
- Das Wichtigste zum Umstellungsassistent mit Aktivierung
- Das Wichtigste zu den Nacharbeiten
Details zu den einzelnen Umstellungsphasen:
1. Das Wichtigste vom Anfang (das sollten Sie jetzt schon tun!)
- Stimmen Sie der Übertragung der Programmstatistik zu, damit Ihre individuelle Checkliste erstellt werden kann.
2. Das Wichtigste VOR der Vorbereitungsphase
Sie haben Ihre individuelle Checkliste der DATEV per Post erhalten; dann:
- stimmen Sie der Leistungs- /Preisänderung zu
- vereinbaren Sie einen Termin zu Ihrem individuellen kostenlosen Umstellungscheck mit der DATEV
3. Das Wichtigste zur Vorbereitungsphase (das sollten Sie jetzt schon tun!)
- Großes Thema: Datenqualität. Prüfen Sie Ihren Bestand mit Hilfe des Tools Datenqualität
- DATEV Benutzerverwaltung
- Bereinigen Sie die Dokumentenkörbe aller Nutzer in DATEV DMS classic („altes DMS“)
4. Das Wichtigste zum Umstellungsassistent mit Aktivierung
- Der Assistent prüft die Voraussetzungen
- Der Assistent zeigt Ihnen den im DATEV DMS classic verwendeten Zugriffsschutz auf Mandanten auf – passen Sie spätestens jetzt die Rechte in der Rechteverwaltung an
- Installieren Sie DATEV DMS
- Die Datenübernahme:
Während der Datenübernahme kann im System durchaus gearbeitet werden – es ist möglicherweise mit Performanceauswirkungen zu rechnen. Wenn Sie absehen können, dass die Übernahme ggf. mehrere Tage in Anspruch nimmt (aktueller Schätzwert ca. 5.000-7.000 Dokumente pro Stunde) kann die Datenübernahme so konfiguriert werden, dass diese nur in bestimmten Zeitfenstern läuft.
Einige Änderungen können nach der Datenübernahme NICHT mehr übernommen werden, so z.B.
- Änderungen in der Konfiguration (wie z.B. Dokumentstatus anlegen oder ändern, Änderungen in den Knigge-Einträgen, Änderungen in der Ablagestruktur oder den Stempeln)
- Neue Zugriffslisten (ACL)
- Wiedervorlagedatum im DATEV DMS classic (‚altes DMS‘)
- Löschen von Dokumenten oder Änderung des Zugriffsschutz bei archivierten Dokumenten ändern
- Prüfung, ob alle Dokumente übernommen wurden
5. Das Wichtigste zu den Nacharbeiten
- Stempel prüfen und ggf. aufräumen
- Ablageschnittstellen neu einrichten
- DATEV Arbeitsplatz: individuelle Filter sowie Ansichten
- Einmalige Einstellungen:
- Desktopbenachrichtigungen neu einrichten (falls notwendig)
Info-Dokument 1006707 - Dialoge bei Dokumentänderung
Info-Dokument 1006625 - Pflichtfeldkonfiguration
Info-Dokument 1007580 - Outlook-Integration
Info-Dokument 1007855 - Post- u. Fristerfassung
Info-Dokument 1006731
Info-Dokument 1006730 - Dokumentenkorb
Info-Dokument 9225081
- Desktopbenachrichtigungen neu einrichten (falls notwendig)
- Belege und Dokumente mit Dokumentenindividuellen Zugriffslisten:
Diese werden durch ‚Sicherheitsbereiche‘ umgesetzt.