Wir möchten Ihnen bei dem Umstieg von DATEV DMS classic zum ‚neuen‘ DATEV DMS helfen.
Was erwartet Sie in diesem BLOG:
- Freuen Sie sich auf Neuerungen
- Die Umstellung „Es geht los“
- Die Umstellung und ihre Phasen (Überblick sowie Details zu den einzelnen Umstellungsphasen)
- Gut zu wissen (einige Anmerkungen zur Umstellung sowie Hinweise aus Erfahrungswerten)
- Unterstützung durch conNect
- Unser Tutorial: DATEV DMS neu (Video mit Klicktipps zum neuen DMS)
FREUEN SIE SICH AUF NEUERUNGEN…
… wie z.B.
- den Posteingangsassistent sowie OCR-Erkennung (jetzt im neuen DMS inklusive)
- die Möglichkeit zur Vorbelegung des Erledigers sowie (optional) eines Kenntnisnehmers anhand des Knigge
- Drag & Drop-Funktion in die Schnellinfo / in die Kategorie „Dokumente“
- Annotation auf PDF-Dokumenten im DATEV-Viewer
- Speicherung der Dokumente direkt bei der Erstellung (konfigurierbar)
- das neue DMS nutzt direkt die Zentralen Stammdaten
- volle Integration der DATEV Benutzer- und Rechteverwaltung
- gleiche Möglichkeiten in Vorgangsmappen und strukturierten Dokumenten
Einen ersten Funktionsvergleich finden Sie hier.
ES GEHT LOS:
Die DATEV eG bietet auf ihrer ‚Landing-Page‘ www.datev.de/dms-umstellung einen hervorragenden Leitfaden:
- Umstellungsfahrplan = Schritt-für-Schritt-Unterstützung in allen Phasen der Umstellung – inkl. stets aktueller Informationen und Hilfeleistungen
- Sämtliche Servicevideos zur Umstellung
- Antworten auf die häufigsten Fragen
- Funktionsvergleiche und noch mehr Unterstützungsangebote
DIE UMSTELLUNG UND IHRE PHASEN
Finden Sie hier weitere Fakten und Tipps zu den einzelnen Umstellungsphasen:
- Das Wichtigste vom Anfang (das sollten Sie jetzt schon tun!)
- Das Wichtigste VOR der Vorbereitungsphase
- Das Wichtigste zur Vorbereitungsphase (das sollten Sie jetzt schon tun!)
- Das Wichtigste zum Umstellungsassistent mit Aktivierung
- Das Wichtigste zu den Nacharbeiten
GUT ZU WISSEN
Die Wiedervorlage-Funktion direkt am Dokument wird in DATEV DMS NICHT mehr angeboten. Hierfür werden zukünftig die DATEV-Aufgaben genutzt. Info-Dokument 1005169
Ihre individuellen Masken sowie individuelle Filter am DATEV Arbeitsplatz werden nicht übernommen. Dafür können im neuen DMS die Filter sehr flexibel eingerichtet werden.
Der individuelle Zugriffsschutz auf Belege / Dokumente wird nicht übernommen; hierfür gibt es in Zukunft als Alternative die sog. Sicherheitsbereiche
Dokumente aus dem Bereich „Kanzlei“, die keinem Kanzleimandanten zugeordnet sind werden im neuen DMS als ‚Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe‘ übernommen. Überlegen Sie sich, ob Sie diese Dokumente bereits jetzt (im Vorfeld!) in den StB-Bereich umsortieren.
Haftnotizen oder Bemerkungen mit mehr als 4.000 Zeichen können nicht übernommen werden.
Das Ablagefeld „Arbeitnehmer“ entfällt im neuen DMS. Wenn Sie diese Information weiterhin benötigen, empfiehlt die DATEV das Feld Betreff entsprechend zu ergänzen. Info-Dokument 1007271
Für das neue DATEV DMS wird der Buchungsassistent nicht entwickelt und angeboten.
Bei der Datenübernahme (Umstellungsassistent) mit geplanten Unterbrechungen wird die Datenübernahme zur nächsten Zeitscheibe nicht automatisch fortgesetzt, wenn zwischenzeitlich
- das Windows-System neu gestartet wurde, oder
- der Dienst „DATEV DMS Migration“ neu gestartet wurde
und zwar unabhängig davon, ob der Neustart während einer Zeitscheibe oder in einer Pause durchgeführt wurde.
Aus gegebenem Anlass möchten wir an dieser Stelle auch auf die Thematik
- Umstellung der Schriftguterstellung auf das open XML-Verfahren (seit 8.2018) sowie
- ältere Speicherformate von Vorlagen (z.B. *.dot)
hinweisen. So kann es z.B. dazu kommen, dass Dokumente, die auf Basis einer Vorlage mit einem alten Vorlagenformat erstellt worden sind nicht mehr revisioniert werden können.
- Detaillierte Informationen hierzu in unserem BLOG zur Schriftguterstellung
- Informationen im Rahmen DATEV DMS classic Info-Dokument 1017664
Unterstützung durch conNect
Im Auftrag der DATEV unterstützen wir Sie gerne bei Ihrer Umstellung. Lassen Sie uns wissen, wo/wann Sie Unterstützung benötigen.
- Beratung zur Umstellung (je nach Kanzleigröße ca. 2 bis 7 Stunden*))
- Vorarbeiten inkl. Tool Datenqualität und Benutzer- und Rechteverwaltung (je nach Kanzleigröße ca. 2 bis 7 Stunden*))
- Technische Umstellung (Umstellungsassistent inkl. Datenübernahme und ggf. Aktivierung) (je nach Kanzleigröße ca. 1 - 3,5 Stunden – die Zeit der unbeaufsichtigten Datenübernahme ist Abhängig von der Dokumentenmenge und wird hier selbstverständlich nicht mit eingerechnet *))
- Konfiguration und Nacharbeiten (je nach Kanzleigröße ca. 1 – 3 Stunden *))
- Schulung (bei Bedarf) (je nach Kanzleigröße und Bedarf ab 1 Stunde*)).
*) Aktuelle Schätzwerte
Alternativ können Sie und Ihre Mitarbeiter unser Tutorial anschauen!
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite
Ihr conNect-Team
Stand: März 2020
Details zu den einzelnen Umstellungsphasen:
1. Das Wichtigste vom Anfang (das sollten Sie jetzt schon tun!)
- Stimmen Sie der Übertragung der Programmstatistik zu, damit Ihre individuelle Checkliste erstellt werden kann.
- Individuelle Masken? -> Rufen Sie uns an, wir klären das für Sie.
2. Das Wichtigste VOR der Vorbereitungsphase
Sie haben Ihre individuelle Checkliste der DATEV per Post erhalten; dann:
- stimmen Sie der Leistungs- /Preisänderung zu
- vereinbaren Sie einen Termin zu Ihrem individuellen kostenlosen Umstellungscheck mit der DATEV
3. Das Wichtigste zur Vorbereitungsphase (das sollten Sie jetzt schon tun!)
- Großes Thema: Datenqualität. Prüfen Sie Ihren Bestand mit Hilfe des Tools Datenqualität
- DATEV Benutzerverwaltung
- Bereinigen Sie die Dokumentenkörbe aller Nutzer in DATEV DMS classic („altes DMS“)
4. Das Wichtigste zum Umstellungsassistent mit Aktivierung
- Der Assistent prüft die Voraussetzungen
- Der Assistent zeigt Ihnen den im DATEV DMS classic verwendeten Zugriffsschutz auf Mandanten auf – passen Sie spätestens jetzt die Rechte in der Rechteverwaltung an
- Installieren Sie DATEV DMS
- Die Datenübernahme:
Während der Datenübernahme kann im System durchaus gearbeitet werden – es ist möglicherweise mit Performanceauswirkungen zu rechnen. Wenn Sie absehen können, dass die Übernahme ggf. mehrere Tage in Anspruch nimmt (aktueller Schätzwert ca. 7.000 Dokumente pro Stunde) kann die Datenübernahme so konfiguriert werden, dass diese nur in bestimmten Zeitfenstern läuft.
Einige Änderungen können nach der Datenübernahme NICHT mehr übernommen werden, so z.B.
- Änderungen in der Konfiguration (wie z.B. Dokumentstatus anlegen oder ändern, Änderungen in den Knigge-Einträgen, Änderungen in der Ablagestruktur oder den Stempeln)
- Neue Zugriffslisten (ACL)
- Wiedervorlagedatum im DATEV DMS classic (‚altes DMS‘)
- Löschen von Dokumenten oder Änderung des Zugriffsschutz bei archivierten Dokumenten ändern
- Prüfung, ob alle Dokumente übernommen wurden
5. Das Wichtigste zu den Nacharbeiten
- Stempel prüfen und ggf. aufräumen
- Ablageschnittstellen neu einrichten
- DATEV Arbeitsplatz: individuelle Filter sowie Ansichten
- Einmalige Einstellungen:
- Desktopbenachrichtigungen neu einrichten (falls notwendig)
Info-Dokument 1006707 - Dialoge bei Dokumentänderung
Info-Dokument 1006625 - Pflichtfeldkonfiguration
Info-Dokument 1007580 - Outlook-Integration
Info-Dokument 1007855 - Post- u. Fristerfassung
Info-Dokument 1006731
Info-Dokument 1006730 - Dokumentenkorb
Info-Dokument 9225081
- Desktopbenachrichtigungen neu einrichten (falls notwendig)
- Belege und Dokumente mit Dokumentenindividuellen Zugriffslisten:
Diese werden durch ‚Sicherheitsbereiche‘ umgesetzt.
- Dokumente ohne eindeutigen Mandantenbezug sowie Dokumente von Nicht-Kanzlei-Mandanten aus dem Bereich "Kanzlei" müssen nach Aktivierung von DATEV DMS über den Filter "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" neu kategorisiert werden.
- Zugriffsschutz auf Dokumente des Bereichs KANZLEI sicherstellen
Sofern in DMS classic der gesamte Kanzleibereich gesperrt war und sich hier Dokumente von „normalen“ Mandanten befinden. Denn in Zukunft können im Kanzleibereich NUR noch Dokumente von Kanzleimandanten abgelegt werden.