Tools & Tipps, damit Sie 2022 gut aufgestellt sind!
Vielleicht kennen Sie das: Sie drucken etwas aus, um es fertig unterschrieben wieder zu digitalisieren. Das ist ein klassisches Beispiel dafür, dass auch die Digitalisierung selbst mit einigen Herausforderungen zu kämpfen hat. Doch mittlerweile gibt es auch dafür innovative Lösungen. Mit FP Sign haben wir ein Tool gefunden, einfach, sicher und komplett digital Dokumente zu signieren. Die Schnittstelle zu DATEV dürfte insbesondere für unsere Steuerberater eine große Erleichterung darstellen. Das gilt auch für die zahlreichen Verbesserungen im neuen DATEV DMSsowie die zukünftigen Pläne der DATEV, den Großteil Ihrer Lösungen in die Cloud umzuziehen, wo vor allem die DATEV Basisdaten online eine neue spannende Rolle einnehmen werden. Und für alle, die schon fleißig am Digitalisieren sind: Zeigen Sie es Ihren Mandanten und besorgen Sie sich das Label Digitale Kanzlei 2022!
Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihr conNect-Team
Der conNect Kurier macht Winterpause!
Unsere nächste Ausgabe erscheint im neuen Jahr 2022! Bis dahin wünschen wir Ihnen eine schöne Adventszeit und erholsame Feiertage! Bleiben Sie gesund!
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Digitale Signatur FP Sign – digitale Unterschrift und wenn Sie mögen, sogar in einem Prozess mit Ihrem DATEV DMS
Sie kennen es bestimmt: Digitale Dokumente werden ausgedruckt und von Ihren Mitarbeitern oder Kollegen zur Unterschrift vorbereitend in einer Unterschriftenmappe abgelegt. Sie unterschreiben jedes dieser Dokumente und da das digitale Arbeiten auf dem Vormarsch ist, werden die unterschriebenen Dokumente wieder mittels Scannens digitalisiert. Sie merken selber, dass da was nicht stimmt?
FP Sign – DIGITALE UNTERSCHRIFT MADE IN GERMANY. Die Lösung für Steuerberater aber auch für Unternehmen. Stellen ’Sie Ihre Unterschriftsprozesse auf das digitale Zeitalter um und profitieren Sie durch die neuen Prozesse von einer effizienteren Arbeitsweise. Des Weiteren können Sie auch Unterschriftenprozesse mit Ihren Mandanten / Geschäftspartnern digitalisieren. Mit der Signaturlösung von FP Sign lassen sich Dokumente mit Schriftformerfordernis rechtsgültig digital unterzeichnen. Drei unterschiedliche Signaturlevel; die fortgeschrittene oder die qualifizierte elektronische Signatur erlauben es Ihnen sogar Signaturen passgenau zu den jeweiligen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen aufzubringen. Verarbeitet werden können zum Beispiel Dokumente im PDF-, Word- oder Excel-Format.
Folgende Signaturmöglichkeiten sind gegeben:
Einfache elektronische Signatur
Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Am 26.11.2021 ist das aktuelle Update von DATEV-DMS / Dokumentenablage erschienen, mit dem FP-Sign jetzt auch direkt in DATEV integriert wird. Sie können Dokumente ab sofort direkt aus dem DATEV-Arbeitsplatz zum Signieren in das FP-Sign-Portal übermitteln, um diese zu signieren oder Ihre Mandanten signieren zu lassen. Ist der Signaturvorgang abgeschlossen, wird das fertige signierte Dokument auch direkt wieder zurück in DMS / Dokumentenablage übertragen. Damit ist jetzt ein konsistenter Workflow rund um das Signieren von Dokumenten möglich.
DATEV DMS Die Umstellung aufs neue DMS ist erfolgt – und nun?
Das neue DMS bietet eine Reihe von Verbesserungen, die Sie für sich nutzen können:
PDF-Dateien können jetzt genauso gestempelt und mit Anmerkungen versehen werden wie TIFF-Dateien. Doch: wie klappt das Trennen / Heften jetzt im Dokumentenkorb? Hier gibt es natürlich Lösungen, über die wir sprechen können. (u.a. nachzulesen in unserem Beitrag “Ihr Brother-Scanner kann mehr, als Sie denken!” )
Kennen Sie die neuen Möglichkeiten der Vorgangsmappen?
Dateien direkt darin zu speichern ohne dass diese erst selbst ins DMS müssen
Einfaches Drag & Drop von fast überall
Ausgabe als strukturiertes PDF mit Lesezeichen
Sie sollten aber auch die Einschränkungen beim Arbeiten mit Vorgangsmappen kennen
Nutzen Sie Stempel? Diese wurden 1 zu 1 umgestellt, sind jetzt aber nicht mehr transparent. Stempel können Sie jetzt ganz einfach selbst verwalten oder sogar auf einen fertigen transparenten Satz von conNect zurückgreifen. Sprechen Sie uns an.
Passen Sie die Dokumenten- und Belegstatus an Ihre individuellen Kanzleiprozesse an und blenden Status aus, wenn Sie diese nicht benötigen.
Wie funktioniert die Suche im neuen DMS und wie kann man fehlende Suchmöglichkeiten mit Filtern ergänzen?
Wie kann der Knigge mit seinen neuen Möglichkeiten bestimmte Abläufe jetzt besser unterstützen?
Nutzen Sie den Posteingangsassistenten, den Sie jetzt gratis dabeihaben?
Das sind nur einige Highlights der Themen, die wir in einem Beratungsgespräch besprechen oder in einem Mitarbeiter-Workshop zeigen können. Auch die grundsätzlichen dokumentenbasierten Prozesse und die Nutzung der neuen Möglichkeiten zur digitalen Kommunikation mit der Finanzverwaltung spielen hier mit hinein.
Sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne – auch hinsichtlich der aktuellen Neuerungen.
Am 26.11. veröffentlichte DATEV das aktuelle DMS-Update – Auszug aus den Neuigkeiten:
Individuelle Standardfelder – damit können Sie Dokumenten neue Attribute verpassen und damit z.B. Projekte, Fälligkeiten oder eigene Nummernkreise für Dokumente abbilden.
Automatische Dokumentenzuordnung – (z.B. für Rückläufe unterschriebener Dokumente)
Bei der Ablage von Dokumenten können diese jetzt auch direkt in Vorgangsmappen oder andere Dokumente gespeichert werden.
PDF-Dokumente können jetzt bei Bedarf direkt mit einer externen Anwendung bearbeitet werden. Danach werden die Dokumente auch wieder automatisch eingecheckt. Somit ist jetzt eine nahtlose Integration von PDF-Spezialwerkzeugen wie z.B. signoSign/2 möglich.
Eigene Dokumentenfilter können jetzt mit Datumsangaben rechnen.
Die Schnittstellen zu externen Programmen kommen und damit sollen auch als erste Anbieter Dracoon und FP-Sign mit direkter Integration ins DMS nutzbar sein.
Das oft unerwünschte öffnen des Strukturfensters lässt sich jetzt abschalten.
Falls die automatische Übergabe von Mails nach DMS beim Senden aktiv ist, lässt sich diese jetzt vom Anwender temporär unterdrücken.
Das Kontextmenü wurde umfassend überarbeitet und neu sortiert, um es schlanker und übersichtlicher zu gestalten.
Technische Detailverbesserungen und Optimierungen an der Volltexterkennung.
DATEV Basisdaten Online Grundstein für Kanzleimanagement next
Zentrale Mandanten-Stammdaten und Leistungsinformationen bezeichnet DATEV als Basisdaten. Die Übertragung in die DATEV-Cloud wird mit dem Bereitstellungsassistenten unterstützt. Änderungen werden automatisch zwischen DATEV Arbeitsplatz (DAP) und DATEV Basisdaten online synchronisiert.
Allen Anwendern von DATEV Basisdaten online steht die neue Mandantenübersicht im MyDATEV-Portal für Kanzleien zur Verfügung, welches die bereitgestellten Mandanten-Stammdaten online angezeigt.
Für alle Mandanten mit einer Einkommensteuerleistung kann im DATEV Arbeitsplatz sofort über den Kontextlink Meine Steuern – Kanzleisicht öffnen das Programm DATEV Meine Steuern geöffnet werden. Auf diesem Weg kann die Kanzlei DATEV Meine Steuern verwenden, Belege hochladen und den digitalen Einkommenssteuerprozess nutzen. Soll der Mandant selbst Belege hochladen, bleibt es wie gewohnt bei der MyDATEV Mandantenregistrierung mit Rechten und einem SmartLogin.
Steckbrief
Basisdaten = Zentrale Mandanten-Stammdaten und Leistungsinformationen
Online = DATEV Cloud
Bisher kostenfreie Lösung ab DVD 15.0
Umsetzung mit Bereitstellungsassistent
Automatische Synchronisation DATEV Arbeitsplatz und DATEV-Cloud
Label Digitale Kanzlei Zeigen Sie Ihren Mandanten wie digital Sie schon unterwegs sind. Schnappen Sie sich das Label Digitale DATEV-Kanzlei!
Das Label Digitale DATEV-Kanzlei erfreut sich bei immer mehr Kanzleien wachsender Beliebtheit. Und auch viele Kanzleiinhaber nutzen gern die Chance auf eine realistische Bewertung ihres Digitalisierungsgrades. Nun soll natürlich niemand ins kalte Wasser springen. Gut vorbereitet ist der halbe Weg zum Label. Vor einigen Wochen wurden nun die Voraussetzungen für das Label 2022 bekannt gegeben und ab Mitte Januar 2022 startet die Vergabe der DATEV.
Was müssen Sie also tun?!
Sich mit den Voraussetzungen vertraut machen und wenn Sie der Meinung sind Sie erfüllen diese, Ihren DATEV Kundenverantwortlichen ansprechen. Dieser wird über das DATEV Digitalisierung-Cockpit Ihren individuellen Digitalisierungsgrad berechnen. Sollte es doch noch ein einigen Punkten hapern, helfen wir ihnen gern auch die letzten Punkte zu erfüllen. Aber auch wenn die Kriterien ferner sind, wird es Zeit Ihre Kanzlei Digi-fit zu machen. Wir sind gern Ihr Digi-Fit-Partner.
Die Kriterien für das Label Digitale DATEV-Kanzlei für 2022
Rechnungswesen (unverändert zu 2021):
Digitalisierungsquote gesamt: 70%
Digitalisierungsquote Bank: 70% (einspielen von Bankkontoumsätze)
Anteil Mandanten mit digitalen Belegen: 40%
Personalwirtschaft (unverändert zu 2021)
Digitalisierungsquote Bewegungsdaten: 10%
Anteil Mandanten mit Arbeitnehmer online: 5%
Steuern (neu ab 2022)
Anteil Mandanten mit digitalen ESt-Belegen: 5%
Zusätzlich ist ein Kanzleiprofil in DATEV SmartExperts zu veröffentlichen (unverändert zu 2021).
Für die Vergabe des Labels 2021 ist es noch nicht zu spät. Die DATEV berücksichtigen Einsendungen im DATEV Digitalisierungs-Cockpit vom 01.01.2020 bis 31.12.2021. Letztmalig wird das Label 2021 im Januar 2022 vergeben.
