Große und kleine Ideen für digitale Steps im Frühling!
In dieser Ausgabe des Kuriers möchten wir Ihnen nicht nur ein revolutionäres Tool für den Ausbau Ihrer Beratungsleistung vorstellen, sondern auch mit wiederkehrenden kleineren Herausforderungen des Alltags aufräumen. Welche Innovation haben wir also heute dabei? Die browserbasierte Online-Plattform Cheftresor! Mit Hilfe von buchungsaktuellen Unternehmensdaten, die grafisch aufbereitet werden, schaffen Sie einen echten Mehrwert für sich und Ihre Mandanten! Apropos Mandanten... Warum und wie ein DATEV Beraternummerwechsel durchgeführt wird, sind Fragen, die uns häufiger erreichen. Auch die Frage nach dem korrekten Umgang mit Daten von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben, kommt öfter auf. Es sind alltägliche Herausforderungen, bei deren Lösung wir Sie gern unterstützen möchten. Dazu zählt auch das Aufzeigen neuer Möglichkeiten mit Software, die Sie bereits im Einsatz haben. Hierzu möchten wir Ihnen heute eine kleine Makrozaubereivorstellen, die Ihnen eine professionelle digitale Korrespondenz mit Briefpapier ermöglicht.
Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihr conNect-Team
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Cheftresor Cheftresor® – Der Businesstracker. Einzigartig - Controlling in Echtzeit vom Steuerberater!
Cheftresor® löst das „Digilemma“ Ihrer Steuerkanzlei und macht wertvolle Unternehmensinformationen buchungsaktuell und gewinnbringend sichtbar. Cheftresor® ist eine browserbasierte Online-Plattform für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten, die jederzeit buchungsaktuelle Unternehmensdaten grafisch aufbereitet ausspielt - ohne Änderung der Vorsysteme oder Ihrer Buchungsroutine! Ihre Mandanten haben damit orts- und zeitunabhängig Zugriff auf ihre aktuellen Unternehmenszahlen. Ganz gleich, ob Sie bereits digital denken oder gerade die ersten Schritte machen, diese Softwarelösung lässt sich in jeder Steuerkanzlei und beim Mandanten problemlos einbinden.
Alle Daten sind verständlich aufbereitet, sodass sich Ihre Mandanten auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren können, ohne nebenbei endlos lange Zahlenkolonnen studieren zu müssen. Als Kanzlei können Sie mit Cheftresor® einen neuen Mandantenservice etablieren, der durch noch mehr Qualität, Dialog, Effizienz und echten Mehrwert geprägt ist – für beide Seiten.
Aktiver Unternehmensberater statt analoger Buchhalter – machen Sie Ihre Kanzlei und Ihr Team jetzt fit für die Zukunft!
DATEV Beraternummern Klick und ändern? - Beraternummernwechsel innerhalb einer Mitgliedschaft
Bevor Sie mit der Umstellung starten, sollten Sie prüfen, welche Programmfunktionen bei diesem Mandat genutzt werden und welche Programme im direkten Zusammenhang mit der Anwendung stehen. Sollte ein Mandat, bei dem die Buchführung umgestellt werden soll, neben digitalen Belegen auch die digitale Personalakte nutzen, so muss zum Beispiel auch die Lohnanwendung angepasst werden. Wenn dies nicht der Fall ist, jedoch der Buchungsbeleg an die Buchhaltung weitergegeben wird, so muss ein abweichender Ordnungsbegriff im Lohnprogramm hinterlegt werden.
In der Buchhaltung verstecken sich jedoch noch weitere Funktionen, die nicht außer Acht gelassen werden sollten. Sollte die RZ-Bankinfo im Einsatz sein oder die Zahlungsdienste von PayPal und/oder Amazon, so müssen diese auch umgestellt bzw. neu registriert werden. Dies gilt ebenso bei der Nutzung des Belegtransfers, so dass auch dort neue Ordnungsbegriffe erfasst werden müssen.
Nicht zu vergessen: Sobald Onlineanwendungen im Einsatz sind, müssen die Zugangsmedien in der Kanzlei, wie auch für den Mandaten, neu administriert werden. Für sämtliche Szenarien gibt es in den DATEV-Hilfen umfangreiche Hilfedokumente. Alternativ unterstützen auch wir Sie gerne bei dem Wechsel der Beraternummern.
Austritt Mitarbeiter Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen – Prozess Mitarbeiterdaten
Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters gibt es einiges zu berücksichtigen und dem ‚schnellen Löschen‘ von Mitarbeitern ist eine gewissenhafte Bereinigung der Daten vorangestellt.
Losgelöst von der rechtlichen Seite bieten wir Ihnen heute einen ersten Überblick, was zu berücksichtigen ist, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Wichtige DATEV-Stellen, die anzusteuern sind:
Mitarbeiterverwaltung: Pflege der Beschäftigungsdauer (Austrittsdatum) sowie Status inaktiv in den zentralen Stammdaten bieten einen guten Überblick über Ihren aktuellen Mitarbeiterstamm.
Berücksichtigen Sie die Verknüpfungen des Mitarbeiters in die DATEV online- sowie On-Premise Welt.
Bereinigen/löschen Sie die Personendaten im Rechenzentrum. Dies funktioniert nur wenn ein existierendes DATEV-Medium (z.B. SmartCard) des Benutzers im Vorfeld gekündigt wurde.
Denken Sie an einen ordnungsgemäßen Abschluss in den Lohnprogrammen.
Das Löschen von Mitarbeiterdaten…
… ist ein recht rigoroses Vorgehen und kann (und sollte) nicht so ohne Weiteres vorgenommen werden. Die DATEV bietet einen Assistenten zum Löschen von Mitarbeiterdaten an, der Ihnen aufzeigt, welche Bereinigungen im Vorfeld durchzuführen sind und worauf zu achten ist.
ACHTUNG: Informieren Sie sich über die gesetzliche Vorhaltefrist und berücksichtigen Sie, dass sämtliche mit dem Mitarbeiter im Zusammenhang stehenden Daten im Vorfeld bereinigt werden müssen. Betrachten Sie ebenfalls mögliche Auswirkungen, z.B. im Controlling auf Ihre rückwirkenden Statistiken!
An einigen Stellen lässt die DATEV das Löschen eines Mitarbeiters aus GoBD-konformen Gründen nicht zu.
Wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie bei der Bereinigung Ihrer Mitarbeiterdaten. Geben sie uns einfach Bescheid.
Briefpapier digitalisieren Kleine Makrozauberei - oder wie man möglichst schmerzfrei Briefpapier in eine digitale Korrespondenz einbaut
Digitale Korrespondenz kann natürlich immer eine E-Mail sein. Doch E-Mails sind in ihrem Ursprung eigentlich nur reine Textnachrichten.
Jedoch möchte man offiziellere Schriftwechsel wahrscheinlich lieber als ein ordentlich auf Briefpapier gesetztes Schreiben in Form einer PDF versenden – komplett digital, medienbruchfrei und im besten Fall genauso einfach, wie das Drucken auf Papier.
Hierzu braucht es mehrere Dinge:
Sie brauchen zunächst ein digitales Briefpapier in Word oder die Möglichkeit PDF-Dateien mit integriertem Briefpapier zu erzeugen. Sofern Sie das Dokument unterschreiben möchten, benötigen Sie dafür ein entsprechendes Tool.
Für ersteres können Sie entsprechende Vorlagen, z.B. in der DATEV Vorlagenverwaltung, vorhalten. Das Problem dabei: Sie benötigen alle Vorlagen in zwei Varianten. Einmal ohne Briefpapierelemente für den Druck auf Ihr edles Kopfbogenpapier und einmal mit digitalem Briefpapier für den Versand als PDF-Datei bzw. für den Druck auf weißes Papier. Während sich die DATEV Vorlagenverwaltung um den Inhalt und die Platzhalter des Schreibens kümmert, kann Word die Briefpapierelemente hinter den Text legen. Das Schöne daran: das kann man alles mit der Word-eigenen Makrofunktion als Ein-Klick-Lösung automatisieren.
Wir können das für Sie erledigen! Hierfür benötigen wir lediglich Ihr digitales Briefpapier (typischerweise die PDF-Datei, aus der Ihre Druckerei Ihr Briefpapier erzeugt). Daraus erstellen wir Textbausteine und Makros, die das Briefpapier zu jederzeit in ein Word-Dokument einbindet. Dabei sind mehrere Varianten für unterschiedliche Zwecke oder unterschiedliche Unternehmen kein Problem und natürlich wird auch dem Unterschied zwischen erster Seite und Folgeseiten Rechnung getragen. Das Ergebnis steht am Ende allen Benutzern zur Verfügung und ist trotz Makrotechnik sicher. Da wir das Rad an dieser Stelle nicht neu erfinden müssen, ist das weniger aufwändig als Sie vermuten würden.
Für die Unterschrift benötigen Sie eine Signaturlösung wie z.B. FP-Sign (zum Blogbeitrag) oder Signotec (zum Blogbeitrag), zumindest wenn es sich mindestens um fortgeschrittene elektronische Signaturen handeln soll. Geht es nur darum, eine Unterschrift visuell auf dem Dokument zu platzieren, lässt sich dies auch sehr leicht mit Textbausteinen realisieren.
Auch für die Variante, einen PDF-Drucker zum Hinterlegen des Briefpapiers zu verwenden haben wir Lösungen parat. Die Herausforderung besteht hier in der unterschiedlichen Behandlung der ersten Seite und der Folgeseiten.
Natürlich kennen wir uns auch mit den Möglichkeiten aus, Briefpapier in die Derivate der DATEV Rechnungsschreibungsprogramme zu integrieren.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, melden Sie Sich einfach und wir werden über Ihre Wünsche sprechen.
