Die Programm DVD 12.0 der DATEV ist nun verfügbar. Gibt es neue Funktionen und was muss man beachten? Wir haben die wichtigsten Informationen in Kürze zusammengefasst.
Mit der Installation der Programm DVD 12.0 wird der neue DATEV Servicekontakt aktiviert. Danach ist es nicht mehr möglich, die Servicekontakte von anderen Personen zu sehen. Um einer Person das Recht einzuräumen, Servicekontakte von anderen Personen zu sehen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Anmeldung als Administrator in der Rechteverwaltung Online
Auswahl des DATEV-Benutzers der entsprechenden SmartCard
unter Service Anwendungen > Servicekontakte anzeigen > den Haken „Alle“ aktiveren und speichern
Basisdienste Office
Die Probleme seit der DVD 11.0 beim Versenden von E-Mails direkt aus DATEV-Programmen (blockiertes Outlook, Mail nur im Text-Format, ohne Signatur) sind nun behoben.
Es ist jetzt möglich E-Mail-Vorlagen in der Vorlagenverwaltung zu hinterlegen. ACHTUNG: Es handelt sich aus Sicht der Vorlagenverwaltung um normale Word-Vorlagen. Wie bei normalen Vorlagen können jetzt auch bei E-Mails Platzhalter verwendet werden.
Im Dokumentenkorb des DATEV Arbeitsplatzes ist es nun möglich PDF-Dokumente (außer mit Passwort, PDF/X, -VT,-E,-UA,-Portfolio) zu heften oder zu trennen. Drei Büroklammer-Icons bieten die Funktionen: "Mit vorherigem heften", "Heften" und "Trennen". Damit ist der Dokumentenkorb ein universelles Werkzeug zum Heften und Trennen von PDF-Dateien, selbst wenn Sie weder Dokumentenablage noch DMS benutzen.
Dokumentenablage mit optionaler Revisionssicherheit
Des Weiteren bietet die Dokumentenablage 9.0 eine kostenlose Option zur revisionssicheren Archivierung (GoBD) an. Das Upgrade auf "Dokumentenablage Revisionssicherheit" kann im DATEV-Shop bestellt werden. Eine Installation ist nicht notwendig. Die Aktivierung erfolgt durch den Administrator direkt in Dokumentenablage für jeweils einen Datenpfad. Dieser Vorgang ist unumkehrbar.
Die nächst höhere Ausbaustufe der Dokumentenablage ist dann DATEV DMS (neu). Sollte diesbezüglich Interesse bestehen, können Sie gerne auf unsere jahrelange Erfahrung mit DATEV DMS zurückgreifen. Die Erfahrung zeigt, dass die erfolgreiche Einführung von DATEV DMS nur mit intensiver Beratung und Anpassung von Kanzlei-Prozessen gelingen kann.
DATEV-DMS classic
Im Zuge der DS-GVO ist jetzt das Löschen von Dokumenten möglich. Wenn man ein Dokument löscht, wird es jetzt, wie in der Dokumentenablage, in eine Art Papierkorb verlagert und somit nicht mehr angezeigt. Ein Administrator kann anschließend die Dokumente auch endgültig löschen. Neu ist dabei, dass die Dokumente überschrieben werden und dann nicht mehr wiederherstellbar sind.
Eigenorganisation comfort
Modernisierung des Auskunftssystems
Wenn die neue Version des Auskunftssystems installiert wird, werden automatisch alle Standardauswertungen und –berichte im neuen Format erstellt und stehen zur Verfügung.
ACHTUNG: die individuellen Auswertungen und Berichte müssen separat vom alten in das neue Auskunftssystem übernommen werden, was je nach Umfang zeitaufwendig sein kann (mindestens ca. 45 Minuten):
Direkt nach Installation wird bei Programmstart vom Auskunftssystem die Übernahme aller Daten aus der Vorversion angeboten. Hierfür starten Sie in der Eigenorganisation / Auskunftssytem Server / Extras / Daten aus Vorversion einspielen.
Eine nachträgliche Migration starten Sie über die Navigationsschaltfläche Auswertungen / Auskunftssystem, öffnen den entsprechenden Pool (z.B. AS Arbeitsbestand) und wählen unter Extras / Daten aus Vorversion einspielen. Ein Assistent hilft Ihnen bei der weiteren Vorgehensweise.
Voraussetzung in beiden Fällen ist die Freischaltung des Rechts zum Einspielen der Daten in der Rechteverwaltung.
Mögliche Fehlerquellen:
Fehlende Rechte in der Rechteverwaltung
Individuelle Auswertungen /Berichte von Mitarbeitern, deren Mitarbeiternummer in der Mitarbeiterverwaltung nicht zugewiesen ist
Exportspezifikation Typ .rtf (Rich Text Format) wird in der neuen Programmversion nicht mehr unterstützt
Objekte müssen ggf. neu zugeordnet werden
Der betreffende Auswertungspool war im alten Auskunftssystem geöffnet
Des Weiteren werden die Felder Belegfeld 1 / KOST „endlich“ länger. Bei beiden kann man nun, statt der bisherigen 12 und 8 Stellen, 36 Stellen erfassen. Für die Längenerweiterung ist keine Aktivierung erforderlich.
Lohn
Die Paketoberfläche Lohn ist abgelöst. Ähnliche Funktionen bietet der DATEV Arbeitsplatz seit geraumer Zeit.
Das Tool „Outlook-Kontakte“ ist nicht weiter lauffähig und wird durch neue Funktionen abgelöst.
Die neue Bestückung von Outlook-Kontakten erfolgt direkt über das Kontextmenü aus dem Arbeitsplatz oder den zentralen Stammdaten über die Funktion „nach Outlook exportieren“. Umfang und Zielpostfächer lassen sich benutzerspezifisch über die zentralen Einstellungen im Arbeitsplatz konfigurieren. ACHTUNG: Wenn die Daten automatisiert nach Outlook übergeben werden, muss durch einmalige Konfiguration im Arbeitsplatz auf die neue Lösung umgestellt werden.
Abkündigung der Nutzungskontrolle
Hier muss vor Installation der Programm-DVD 12.0 die Umstellung auf die Benutzer- und Rechteverwaltung erfolgen. Der Einrichtungsassistent hilft Ihnen bei der Prüfung und Umstellung (Benutzerverwaltung / Kontextbezogene Links / Erweiterte Administration/Einrichtungsassistent).
Voraussetzung hierfür: Anmeldung als Hauptadministrator bei der Benutzerverwaltung. Der DATEV-Benutzer muss in der Nutzungskontrolle Mitglied der Gruppe der Administratoren sein.
