Top 10 FAQ - GoBD

GoBD im Schnelldurchlauf

Im folgenden Artikel sollen kurz und knapp die 10 wichtigsten Fragen zum Thema GoBD beantwortet werden. Was soll wann, wie, wo und von wem dokumentiert und archiviert werden? Generell gilt: alle Dokumente sind im Original aufzuheben, d.h. in der Form in der sie das Unternehmen erreichen. Der Ausdruck einer PDF Rechnung ist demnach kein Original, das gescannte Papierdokument hingegen schon, solange es den Bestimmungen der GoBD unterliegt.

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Sie umfasst die gesetzlichen Rahmenbedingungen zur IT-gestützten Buchführung.

• Was regelt die GoBD?
  Die GoBD regelt die rechtlich korrekte Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente in elektronischer Form.
  Was gilt es bei der digitalen Belegarchivierung zu beachten?
  Am Regelwerk hat sich im Vergleich zur herkömmlichen Pflege des Aktenordners nichts geändert. Nach wir vor gilt:
   
  Unveränderbarkeit
  Dokumente und Daten müssen ab dem Zeitpunkt der Buchung so gespeichert sein, dass sie sich nachträglich nicht verändern lassen. Jegliche Änderungen müssen exakt dokumentiert und alle Versionen vollständig aufbewahrt werden.

  Vollständigkeit & Nachvollziehbarkeit
  Alle steuerrelevanten Informationen sind vollständig, sowie zeitlich und logisch geordnet aufzubewahren.

  Verfügbarkeit
  Dokumente und Daten müssen über den geforderten Zeitraum verfügbar sein. Das IT-System muss auf folgende drei Arten der Bereitstellung vorbereitet sein:Betriebsprüfer zieht Informationen direkt aus dem SystemMitarbeiter händigt Informationen ausInformationen werden auf einem maschinenlesbaren Datenträger ausgehändigt 

• Wie lang sind welche elektronischen Belege aufzubewahren?
  Bilanzen, Belege, Vor- und Nebenrechnungen sind 10 Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe sind 6 Jahr aufzubewahren.
  Achtung! Die Frist beginnt erst, wenn das betreffende Geschäftsjahr abgeschlossen ist. Vorläufige Steuerbscheide und laufende Steuerverfahren unterbrechen den Fristablauf. Erfolglose Angebote, Prospekte oder Terminkalender gehören meist nicht zur Kategorie der steuerlich relevanten Informationen.
  
  
• Welche Dokumente sind digital archiviert allein nicht gültig?
  Notariell beurkundete Verträge, Wertpapiere,
  Vollmachten, Dokumente (mit besonderer Heftung, Siegel, Prägestempel, Wasserzeichen oder persönlicher Beweissicherung)
  
  
• Welche IT-Systeme sind betroffen?
  Da die GoBD die Aufbewahrung aller steuerrelevanten Daten umfasst, sind neben der Finanzbuchhaltung auch alle weiteren IT-System eingeschlossen, die Steuerdaten verändern, verarbeiten, speichern oder übermitteln. Dazu gehören beispielsweise auch Kassen- und Zeiterfassungssysteme, elektronische Waagen oder der Zahlungsverkehr.
  
  
• Wann hat eine Buchung zu erfolgen?
  Die GoBD sieht eine zeitnahe Erfassung in 8-10 Tagen vor. Dies meint nicht die finale Buchung, jedoch eine Erfassung in Vorsystemen wie z.B. Warenwirtschaft. Die finale Buchung ist spätestens bis zum Ende des Folgemonats vorzunehmen und orientiert sich somit am Termin der Umsatzsteuervoranmeldung.
  
  
• Wer ist von der GoBD betroffen?
  Die GoBD gilt auch für nicht-Bilanzierer, wie Freiberuflicher und Kleingewerbetreibende. Sie tritt jedoch erst in Kraft, sobald digitale Archivlösungen oder betriebswirtschaftliche Anwendungen eingesetzt werden.
• Was beinhaltet die Verfahrensdokumentation?
  Eine Verfahrensdokumentation ist erforderlich, sobald Papierbelege gescannt und vernichtet werden. Neben einem GoBD-konformen Belegarchiv sind Unternehmen verpflichtet folgende Informationen bereitzustellen:
  
  Wie werden Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt?
  Welche IT-Systeme werden eingesetzt?
  Welche Sicherungsvorkehrungen werden getroffen?
  Wie gestaltet sich das Datensicherungskonzept?
  Werden interne Kontrollen durchgeführt?
  Welche Mitarbeiter und Externe besetzen welche Rollen und wer besitzt welche Zugriffsrechte?
  Wie wird digital archiviert (von Posteingang bis Belegvernichtung)?
  Werden Änderungen dokumentiert und alle Versionen aufbewahrt?
  
  
• Was ist mit einem internen Kontrollverfahren gemeint?
  Das interne Kontrollverfahren ist Teil der Verfahrensdokumentation und abhängig von der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie dem eingesetzten Datenverarbeitungssystems. Themengebiete des internen Kontrollverfahrens sind z.B. Zugangs- und Zugriffsberechtigungsprotokolle, Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen oder Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte bzw unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.
  
  
• Welche Alternativen gibt es?
  Optional kann die Annahme steuerrelevanter Belege in elektronischer Form verweigert werden, sodass Originale lediglich auf Papier existieren. Mit anderen Worten - es gibt keine Alternativen.

Sie haben noch Fragen? Fragen Sie! Olaf Nestler ist Prozessberater und unser Ansprechpartner in Sachen GoBD.