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Die digitale Freizeichnung von Dokumenten hat sich in den letzten Jahren als zentraler Baustein moderner Steuerberatung etabliert. Mit der offiziellen Abschaltung von DATEV Freizeichnen online zum 28.11.2025 stehen Kanzleien und ihre Mandanten vor der Aufgabe, bestehende Prozesse anzupassen und auf zukunftssichere Alternativen umzusteigen. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht zu den wichtigsten Handlungsfeldern, aktuellen Optionen und Beratungsansätzen.
Was bedeutet die Abschaltung konkret?
- DATEV Freizeichnen online stellt ab 28.11.2025 Funktionalität, Pflege und Service vollständig ein.
- Die Bereitstellung von Steuererklärungen und E-Bilanzen zur Mandantenfreigabe ist nach Installation der DATEV-Programme 19.0 (ab August 2025) bereits technisch nicht mehr möglich.
- Mandanten können bis zur Abschaltung noch offene Freigaben erteilen. Danach werden die Daten endgültig gelöscht.
Weshalb diese Änderung?
Die technologische Basis von DATEV Freizeichnen online ist nicht mehr auf den aktuellen Stand der Zeit, was eine Weiterentwicklung perspektivisch unmöglich macht. Das führt zur konsequenten Abschaltung und macht eine Prozessumstellung für Kanzleien und Mandanten nötig.
Welche Alternativen können wir Ihnen anbieten?
1. MyDATEV Kanzlei als offizieller Nachfolger
- Die digitale Freizeichnung läuft ab voraussichtlich August 2025 über MyDATEV Kanzlei, die Lösung der DATEV für den Mandantenfreigabeprozess.
- Achtung: MyDATEV Kanzlei ist kostenpflichtig und setzt die Registrierung der Mandanten in der neuen Plattform voraus. Hier ist zwingend der zukünftige Gesamtprozess zu betrachten und auf Umsetzbarkeit für Ihre Mandanten zu prüfen.
2. DATEV Marktplatzanbieter und Drittanbieter für digitale Signaturprozesse
1. FP Sign für DATEV
- Kurzbeschreibung: Cloudbasierte Lösung zur Einholung und Erteilung digitaler Unterschriften direkt aus DATEV DMS. Mandanten benötigen kein eigenes Konto – die Signatur erfolgt einfach per Link.
- Signaturarten: Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) in Zusammenarbeit mit der Bundesdruckerei.
- Integration: Tiefe Einbindung in DATEV DMS, automatisierter Datenaustausch über DATEVconnect.
- Besonderheiten: Signatur direkt im Workflow, Revisionssicherheit, Serverstandort Deutschland (BSI-zertifiziert), Mandanten können einfach via E-Mail unterschreiben.
2. Signotec-Lösungen für DATEV
- Signotec ist ein führender Anbieter für elektronische Unterschriftensoftware und -hardware, der speziell für Steuerkanzleien im DATEV-Umfeld leistungsfähige Tools anbietet. Die Lösungen sind für Präsenz- und Fernunterschriften optimiert und integrieren sich nahtlos in die DATEV-Systemlandschaft.
- Digitale Unterschrift in DATEV DMS: Dokumente können direkt aus DATEV DMS oder der DATEV-Dokumentenablage per Kontextmenü an die Signotec-Software „signoSign/2" zur Unterschrift übergeben werden. Unterstützt wird dies durch das DATEVconnect Plug-in, das eine revisionssichere und vollautomatisierte Rückführung der unterzeichneten Dokumente als neue Revision ermöglicht.
- Vor-Ort- und Fernsignaturen: Die Unterzeichnung ist entweder am Signotec Unterschriftenpad in der Kanzlei oder remote (z.B. beim Mandanten via Smartphone/Tablet, Browser oder E-Mail-Link) über die webbasierte Anwendung „signoSign/Universal" möglich. Es ist also kein Unterschriftenpad mehr zwingend erforderlich.
- Die Lösungen bieten fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES), die den ISO- und eIDAS-Anforderungen entsprechen. Dadurch sind Unterschriften rechtssicher und eindeutig zuordenbar.
- Signotec unterstützt Stapelverarbeitung und Workflows für wiederkehrende Dokumententypen wie Steuerberaterverträge, Bilanzen oder Freizeichnungsdokumente.
3. Digitale Mandantenkommunikations- und Kollaborationsplattformen mit DATEV Schnittstellen (Cloud-Lösungen)
- Viele Anbieter, wie zum Beispiel KanzleiDrive, collect|bar oder kanzlei.land (Signatur in Kürze) bieten digitale Mandantenkommunikation und Kollaborationsplattformen an, die auch Freizeichnungs- bzw. Signaturprozesse einschließen. Hier ist es wie auch bei MyDATEV Kanzlei wichtig, den Gesamtprozess und die angebotenen Funktionen genau zu betrachten, um bewerten zu können, welches Tool den größten Mehrwert für Ihre Steuerkanzlei hat.
Handlungsempfehlungen für Steuerkanzleien
- Kontaktieren Sie uns
Vereinbaren Sie einen Beratungstermin und wir gehen die verschiedenen Lösungen mit Ihnen durch und zeigen verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten auf. - Frühzeitige Information
Mandanten aktiv über die bevorstehende Umstellung informieren. - Mandantenanalyse
Prüfen Sie gezielt, welche Mandanten aktuell DATEV Freizeichnung online nutzen. Nutzen Sie dazu die Übersicht im DATEV Arbeitsplatz. - Lösungsauswahl
Erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen. - Prozesse testen
Planen Sie genug Zeit für die Vorbereitung und Umstellung ein. Die Optimierung der Prozesse ist entscheidend für eine zufriedenstellende Umsetzung. - Daten sichern
Exportieren Sie relevante Dokumente und Freizeichnungsnachweise rechtzeitig vor der Abschaltung von DATEV Freizeichnung online. - Schulung & Umstellung
Schulen Sie Ihr Team und Ihre Mandanten zu den neuen Prozessen. Wir begleiten Sie bei der Umstellung gern.
Fazit
Das bevorstehende Ende von DATEV Freizeichnung online ist eine Chance, die eigenen digitalen Prozesse kritisch zu beleuchten und auf eine moderne, mandantenfreundliche Lösung umzustellen. MyDATEV Kanzlei ist der vorgegebene Nachfolger innerhalb des DATEV-Kosmos, doch bieten sich mit dem DATEV Marktplatz und Drittanbietern mit DATEV Schnittstellen weitere Alternativen. Wichtig ist eine proaktive Herangehensweise und Planung, um Ihrer Kanzlei und Ihren Mandanten nachhaltige Mehrwerte und rechtssichere Prozesse zu bieten.
Hinweis: Für eine individuelle Prozessberatung empfiehlt sich eine Bestandsaufnahme Ihrer technischen Infrastruktur und der Mandantenstruktur, um den optimalen Fahrplan zur digitalen Freizeichnung/Signatur zu entwickeln. Hierbei stehen wir Ihnen sehr gern zur Verfügung.