Candis ist die Cloud-Lösung für mühelosen Rechnungseingang, individuelle Freigabeprozesse und nahtlosen Buchhaltungsexport.
Erweiterungen für digitales Dokumenten- & Vertragsmanagement, einfaches Ausgabenmanagement mit Kreditkarten und ein Buchungsdaten-Upgrade für DATEV Selbstbucher machen Ihr Leben leichter.
Zentraler Rechnungseingang
Aus Online-Portalen oder direkt aus dem E-Mail Postfach: Rechnungen werden automatisch hochgeladen und sind zu jeder Zeit einsehbar. Jede Rechnung wird in Candis mit einem Status versehen. So ist auf den ersten Blick ersichtlich, wo genau im Prozess sich die jeweilige Rechnung gerade befindet.
Die OCR-Technologie liest relevante Rechnungsdaten zuverlässig aus und übernimmt die komplette Vorkontierung. Auf Dubletten prüft Candis automatisch und sorgt so für saubere Datensätze.
- Automatischer Rechnungsimport und Erfassung der Rechnungsdaten
- Vorkontierung und Dubletten Prüfung
- Prüfungsrelevante Dokumente an Rechnungen anhängen
- Automatische E-Mail Archivierung
Individuelle Freigabeprozesse
Candis ermöglicht Ihnen eine Vielzahl an Optionen, z. B. Freigabe-Limits eintragen und Entweder-oder-Regeln für individuelle Freigaben zu bestimmen. So erreicht Candis einen extrem hohen Grad an Automatisierung.
Auf Belegebene können Sie manuell einer Person die Freigabe zuweisen oder einen vordefinierten Freigabeprozess auslösen. Candis lernt bei Ihren Entscheidungen mit und schlägt Ihnen Auswahlmöglichkeiten vor.
Rechnungen können Sie außerdem auch via Smartphone App freigeben, egal ob Sie gerade auf Geschäftsreise sind oder an der Kasse im Supermarkt stehen.
- Rückfragen klären sich per Chat - direkt am Beleg
- Freigabe per Mausklick & mobil per App
- Tägliche E-Mail Erinnerungen für ausstehende Freigaben
- Abwesenheit & Stellvertretung einstellen
Digitales und GoBD-konformes Archiv
Änderungen oder Vorgänge am Beleg werden automatisch in der Prozessdokumentation von Candis festgehalten. Diese wird zusammen mit der Rechnung und den Belegdaten exportiert und für 10 Jahre GoBD-konform archiviert. Ihre Daten sind jederzeit aufrufbar. So können Sie sicherstellen, dass selbst Vorgänge, die schon länger zurückliegen, nachvollzogen werden können.
Im Archiv können Sie nach Rechnungsnummer, Status, Kreditor u.v.m. filtern und finden so Dokumente jederzeit wieder.
- 10 Jahre GoBD-konforme Aufbewahrung aller Dokumente
- Revisionssicheres Archiv mit intelligenten Such- und Filterfunktionen
- Lückenlose Prozessdokumentation für jeden Beleg
- Höchste Datensicherheit durch deutsche Server
Nahtloser Export zu DATEV & Co.
Um Ihre Buchhaltung abzuschließen, exportieren Sie Rechnungsdaten samt gewünschter Vorkontierung, Belegbild und der kompletten Prozessdokumentation per Knopfdruck direkt zu DATEV Unternehmen online (oder ein anderes Buchhaltungs- oder ERP-System).
Als lizenzierter Schnittstellenpartner bietet Candis Ihnen den Export aller Buchungsinformationen zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online – ganz einfach per Knopfdruck.
- Individuelle Exportmöglichkeiten für nahezu alle Systeme
- Weitere Schnittstellen zu SAP B1, Sage und weiteren Tools
- Keine Medienbrüche mehr
Erweiterung Digitales Ausgabenmanagement
Auslagenerstattungen für Geschäftsreisen, persönliche Weiterbildungsbudgets, Online-Abos, Werbe-Ausgaben und Lizenzkosten – mit den Candis Visa Kreditkarten können diese Ausgaben einfach digital verwaltet werden.
Sämtliche Zahlungen sind in Echtzeit auf Ihrem Candis Dashboard sichtbar. Sie siehen jederzeit, wer für welche Ausgaben verantwortlich ist, müssen keinen fehlenden Rechnungen mehr hinterherlaufen und behalten den Cash Flow live im Auge.
- Unbegrenzt viele virtuelle und physische Visa Kreditkarten
- Echtzeit-Übersicht über Transaktionen und fehlende Belege
- Effiziente Kontrolle über Firmengelder
- Keine Fremdwährungsgebühren
Erweiterung DATEV Selbstbucher
Der Monatsabschluss steht an. Für noch offene Freigaben bildet Candis automatisch Rückstellungen und erstellt nach erfolgter Freigabe eine exportierbare Auflösung.
In Candis erfasste Stammdaten und Zahlungsbedingungen exportieren Sie per Knopfdruck direkt nach DATEV Rechnungswesen. Auch vollständige Buchungssätze exportieren Sie mit der Candis Erweiterung für DATEV Selbstbucher direkt nach DATEV Rechnungswesen. Die notwendige Vorkontierung erledigen Sie vorab in Candis mit wenigen Klicks.
- Direkter Export nach DATEV Kanzlei-Rechnungswesen inkl. Stammdaten
- Vollständige Vorkontierung inkl. Buchungstext & Belegaufteilungen
- Export von Rückstellungen für ausstehende Freigaben
- Demnächst: Abgrenzung auf verschiedene Leistungszeiträume
Erweiterung Dokumentenmanagement
Mit Candis haben Sie eine zentrale und digitale Ablage für all Ihre Dokumente. Dank OCR-gestützter Datenerfassung werden eingehende Dokumente direkt ausgelesen und sortiert. Anschließend können Sie diese bearbeiten, verknüpfen oder Notizen für Ihre Kolleg:innen anhängen.
Ihre Dokumente jederzeit digital griffbereit: Durch intelligente Such- und Filterfunktionen rufen Sie einzelne Dokumente binnen Sekunden auf. Im digitalen Archiv werden alle Ihrer Dokumente samt ihren Anhängen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt.
- Zentrale Ablage aller Dokumente und automatische Datenauslesung
- Intelligente Such-, Sortier- und Filterfunktionen
- 10 Jahre GoBD-konformes, revisionssicheres Archiv
Ihre Vorteile mit Candis
- Verkürzte Durchlaufzeiten von Rechnungen
- Wertvolle Insights und Auswertungen, wie z.B. Budget-Übersichten, Ausgaben für bestimmte Kostenstellen oder verschiedene Reportings
- Cloud-basiert und Smartphone App – von überall zugreifen
- Direkte Schnittstelle zu DATEV und anderen Buchhaltungs- und ERP-Systemen
- Prüfungssichere Aufbewahrung auf deutschen Servern
- Schnelle Implementierung und einfache Handhabung
Bei Fragen zu Candis, den Einsatz wie der Umsetzung, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.