Jedes Jahr erreichen uns zahlreiche Anfragen zum Thema Scanner und ob wir eine Empfehlung aussprechen können. Wie bei den meisten Anschaffungen hängt es auch hier davon ab, wofür Sie das Gerät nutzen möchten. Die Anforderungen variieren nicht nur hinsichtlich des Workflows, sondern auch in Bezug auf die genutzte Software und die Art der technischen Einbindung. Im folgenden Artikel haben wir die wichtigsten Fakten einmal zusammengetragen und fünf Geräte unter die Lupe genommen.
Allgemeine Anforderungen
Robustes Papierhandling
Gute Scanner haben Transportrollen auf beiden Papierseiten und kommen so auch mit problematischen Vorlagen zurecht. Nicht ist ärgerlicher als Papierstau oder gar durch den Fehleinzug zerknitterte Originale. Viele Geräte haben auch eine Ultraschall-Mehrfacheinzugserkennung um die Originale vor Beschädigung zu schützen.
Duplexscan
Ein Dokumentenscanner sollte beide Seiten in einem Durchlauf scannen. Ein mechanisches Wenden im Einzug verlangsamt den Scanvorgang enorm und erhöht das Risiko von Papierstau. Eine automatische Leerseitenerkennung ist in jedem Fall wünschenswert!
Einfache Bedienung
Der Scanvorgang soll einfach ohne viel Rumgeklicke von statten gehen. Im Idealfall wählt man direkt am Gerät ein Scanprofil aus und das Gerät weiß dann was zu tun ist. „Es sollte so einfach zu bedienen sein, wie eine Kellnerkasse.“
Flachbett
Ansichtssache…
Oft gibt es für die wenigen Dokumente, bei denen Flachbett notwendig ist (z.B. gebundene Verträge) einen Digitalkopierer als Ausweich-Scanmöglichkeit.
Softwarebeigaben
Spielen im typischen DATEV-Workflow keine Rolle.
Anforderungen an Scanner nach Verwendung
DMS
- Typischerweise wird hier über den Dokumentenkorb gearbeitet und die Dateien aus einem definierten Verzeichnis importiert. Direkte Anbindung des Scanners per TWAIN ist auch möglich.
- Das Gerät muss möglichst kompakte s/w TIFF-Dateien erstellen können. Grund: die typischen DMS-Vorteile (trennen, Stempel, Notizen)
- Farbige TIFF-Dateien sind bei Bedarf von Vorteil. Grund: schlecht zu lesende Vorlagen (z.B. Durchschläge von Krankenscheinen, die der Arzt mit einem altersschwachen Nadeldrucker erstellt hat)
Dabei ist darauf zu achten, dass JPG-komprimierte TIFFs erstellt werden, da sonst riesige Dateien entstehen. Zur Not kann hier aber auf farbiges PDF (sind i.d.R. immer JPG-komprimiert) zurückgegriffen werden. - PDF ist natürlich auch wünschenswert (z.B. für Verträge)
Unternehmen Online
- Typischerweise wird hier mir der Anwendung Belegtransfer oder mit dem Browserbasierten Dokumentenupload gearbeitet. Hier kann der Scanner entweder direkt (per TWAIN) eingebunden werden oder importiert die Dokumente aus einem oder mehreren definierten Ordnern. Das Belegtransfertool kann hier sogar pro Mandant jedem UO-Ordner einen Quellordner zuordnen und die Dokumente dann automatisch hochladen.
- Hier bietet TIFF den Vorteil, dass die Dokumente im Programm getrennt oder geheftet werden können.
- In Hinblick auf die GoBD sind farbige Scans nur notwendig, wenn die Farbe auch ein Informationsträger ist.
Anforderung nach der Art der technischen Einbindung
WTS-Umgebungen
- Eine direkte Anbindung per TWAIN scheitert hier typischerweise daran, dass die Anwendung auf dem Terminalserver läuft, der Scanner aber (meist per USB) am lokalen Arbeitsplatz angeschlossen ist.
- Es gibt Lösungen, die USB-Schnittstelle per Netzwerk am WTS zur Verfügung zu stellen. Die TWAIN-Treiber der Scanner sind aber üblicherweise nicht mehrbenutzertauglich. Ein Benutzer müsste immer erstmal umständlich die Verbindung zum Scanner herstellen, bevor er ihn benutzen kann. Und wehe er vergisst sich wieder vom Gerät zu trennen. So eine Lösung kann bei mehreren Benutzern eigentlich nur im Chaos enden.
- Eine typische Lösung in diesem Szenario ist ein lokal installierter Scanner mit der lokal auf dem PC installierten Scansoftware. Diese speichert dann die fertige Scandatei in definierten Ordnern auf dem Server. Das bedeutet, dass der lokale PC leistungsfähig genug sein muss um die notwendige Bildverarbeitung flott zu erledigen.
- Dabei sollte die Handhabung möglichst einfach gestaltet sein. Im Idealfall definiert man mehrere Scanprofile mit unterschiedlichen Einstellungen oder unterschiedlichen Zielordnern. Diese Profile kann man direkt am Gerät wählen und dann scannt der Scanner direkt in den Zielordner. Am besten ist, wenn auf dem PC keine störende Interaktion passiert.
- Ein typisches Beispiel sind hier Fujitsu-Scanner der fi Reihe mit der enthaltenen Scan2All- oder Paperstream-Software.
- Alternativ benutzt man gleich einen echten Netzwerkscanner. Damit ist ein Gerät gemeint, dass direkt und ohne Unterstützung einer PC-Software direkt in den Zielordner speichert. Die meisten Digitalkopierer arbeiten heute so. (sogenanntes Scan2Folder, Scan2SMB oder Scan2FTP)
- Typische Beispiele: die allermeisten Digitalkopierer und Multifunktionsgeräte bestimmter Hersteller (Brother, Samsung, Ricoh, Kyocera), Netzwerkscanner von Brother (ADS-xxxx), Kodak (Scanstation), Fujitsu N7100, Canon ScanFront
ASP-Umgebungen
- Hier gilt Dasselbe wie für WTS-Umgebungen nur mit der Einschränkung, dass hier üblicherweise nur mit Dateiübertragung via FTP gearbeitet werden kann, da ein direktes Speichern per SMB aus Sicherheitsgründen ausscheidet.
Grundsätzlich muss man bei Herstellerangaben sehr skeptisch sein, wenn von Netzwerktauglich gesprochen wird. Oft ist hier nur gemeint, dass das Gerät ans Netzwerk angeschlossen wird – die Bedienung dann aber wie bei einem lokalen Scanner funktioniert. Das ist im WTS oder gar ASP-Umfeld untauglich.
Vorsicht ist auch bei bestimmten Scannern aufgrund bestimmter funktionaler Einschränkungen geraten.
Z.B. die Scanner der Fujitsu ScanSnap Reihe können grundsätzlich keine TIFF-Dateien erzeugen und bieten keinerlei Schnittstellen zu anderer Software (TWAIN).
Spezielle Scanner wie z.B. die Kamerascanner von SCEYE lassen sich manchmal nur mit Mühe in den typischen Programm-Workflow integrieren.
Dann gibt es auch noch ausgewachsene Paketlösungen, die Scanner, Bedien-PC und eine Workfloworientierte Software mitbringen. Z.B. Lösungen der Scanfabrik. Das könnte bei hohem Scanvolumen mit aufwandsreduziertem Workflow was sein.
Konkrete Geräteempfehlungen mit den wir Erfahrungen haben
Brother ADS-2800W
„echter“ Netzwerkscanner
Max. 25 Scanziele
Max. 48 Favoriten auf dem Bedienfeld
Plus
- vernünftiger Preis
- kann auch ganz normal per USB angeschlossen werden und mit der PC-Software benutzt werden
- leicht zu bedienendes Webinterface
- Lan per Kabel oder WLAN
Minus
- kann keine farbigen TIFFs erzeugen
- die Favoriten auf dem Bedienfeld müssen am Gerät selbst eingerichtet werden
Fujitsu fi-71xx oder 72xx (mit Flachbett)
lokaler Scanner
Plus
- leistungsfähig und robust
- Paperstream kann komplett silent arbeiten und kann per FTP übertragen
Minus
- muss an einem lokalen PC eingerichtet werden
Fujitsu N7100
„echter“ Netzwerkscanner
Plus
- funktionsreich
Minus
- kann nicht als lokaler Scanner angeschlossen werden
- sehr umständlich zu konfigurieren, aber wir helfen Ihnen dabei gern
Kodak-ScanStation 710
„echter“ Netzwerkscanner
Plus
- funktionsreich
- sehr leistungsfähig
Minus
- teuer
- umständlich zu konfigurieren, aber auch hier können wir helfen
Brother ADS-1600W (ab 2019 der Nachfolger Brother ADS-1700W)
„echter“ Netzwerkscanner
Der kleine Bruder vom ADS-2800W und eher als persönlicher Arbeitsplatzscanner geeignet
Plus
- sehr kompakt
- günstiger Preis
Minus
- nur WLAN
- langsam