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DATA Security One ist ein spezialisierter Anbieter für digitale Compliance-Lösungen, der Kanzleien, Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt, komplexe gesetzliche Anforderungen effizient, sicher und praxisnah umzusetzen. Das Unternehmen kombiniert rechtliche Expertise, technologisches Know-how und jahrelange Branchenerfahrung, um passgenaue Softwarelösungen und Beratungsleistungen bereitzustellen.
Im Mittelpunkt stehen dabei cloudbasierte Tools, die die Einhaltung von Datenschutz (DSGVO), Geldwäschegesetz (GwG), Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und der kommenden KI-Verordnung (EU AI Act) vereinfachen. DATA Security One zeichnet sich durch eine klare Philosophie aus: Rechtssicherheit und Effizienz gehören zusammen.
Mit praxisorientierten Lösungen wie DS|GwG, DS|Kanzlei, DS|MS365 und DS|Whistleblowing werden Kanzleien und Unternehmen befähigt, gesetzliche Pflichten nicht nur zu erfüllen, sondern daraus sogar Mehrwerte zu generieren – sei es durch Entlastung im Alltag, Versicherungsvorteile oder den Aufbau von Vertrauen gegenüber Mandanten, Mitarbeitenden und Partnern.
Warum Compliance mehr ist als Pflicht?
Compliance ist nicht nur gesetzliche Verpflichtung, sondern ein Vertrauensbeweis. Für Steuerberater und Kanzleien bedeutet sie Schutz vor Risiken – finanziell, rechtlich und reputativ – und bietet zugleich Gelegenheiten, Effizienz und Vertrauen zu steigern.
1.DS|GwG - Geldwäscheprävention nach dem GwG
DS|GwG ist eine cloudbasierte Lösung, entworfen für die pragmatische und prüfsichere Umsetzung der Pflichten nach dem Geldwäschegesetz – speziell für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Es handelt sich um eine etablierte Software, entwickelt von IT-Experten und Geldwäschebeauftragten. Durch vier Schritte – Fragebogen, Aufgabenliste, KYC-Check (Sanktions-/PEP-/Watch-Listen) und Risikoanalyse – führt DS|GwG komplett durch die Geldwäscheprävention. Revisionssichere Dokumentation, Cloudzugriff, Versionierung, Schulungsmodule und automatische Updates sind integrale Bestandteile.
Vorteile:
- Sorglos-Komplettpaket: Der digitale Fragebogen identifiziert Lücken proaktiv, Aufgaben lassen sich delegieren, und Mandanten werden automatisch geprüft.
- Revisionssicherheit & Versionierung: Jede Änderung protokolliert, beliebige Version abrufbar.
- Flexibilität & Mobilität: Zugriff über diverse Endgeräte, keine lokale Installation.
- Automatischer Wissenstransfer: Schulungen für Mitarbeitende sind integriert und werden jährlich aktualisiert.
- Immer aktuell: Gesetzesänderungen fließen automatisch ins System ein.
- Optionale Services: VideoIDent, Transparenzregister- und Handelsregister-Abfragen; externe Geldwäschebeauftragte, Hotline und Rundum-Sorglos-Beratung buchbar.
Gesetzliche Notwendigkeiten & Haftungsrisiken:
- Verpflichtete Zielgruppe: Steuerberater gelten gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG als Verpflichtete. Sie unterliegen denselben Sorgfaltspflichten wie Banken und Notare.
- Identifizierungspflicht & Risikobewertung: Identität feststellen (auch wirtschaftlich Berechtigte!) und jährliche Risikoanalyse durchführen.
- Konsequenzen bei Verstößen: Bußgelder bis zu 1 Mio. €, Eintrag im Sanktionsregister, berufsrechtliche sowie Reputationsfolgen.
DS|GwG verwandelt eine komplexe Pflicht in ein strukturiertes, audit-sicheres und zeitsparendes Verfahren – mit digitaler Unterstützung und Beratungsoptionen, die die Haftung minimieren und Vertrauen schaffen.
2. DS|Kanzlei – DSGVO, KI & GwG vereint
DS|Kanzlei ist eine integrierte Compliance-Plattform, die DSGVO, KI-Verordnung (EU AI Act) und Geldwäscheprävention in einer Profillösung kombiniert. Entwickelt für Steuerfachleute, unterstützt sie digitale Erfüllungspflichten in einem Tool – inklusive attraktiver Versicherungsvorteile durch Kooperationen (z.B. mit HDI).
Vorteile:
- Holistische Lösung: DSGVO, KI-Compliance und GwG in einem System ohne Tool-Hopping.
- Versicherungsvorteile: Compliance verbessert das Risikoprofil, was nachweislich zu Sonderkonditionen bei Haftpflicht-, Cyber- & Elektronikversicherungen führt.
- Effizienz & Rechtssicherheit: Durchgängig integrierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen.
Gesetzlicher Kontext:
- Datenschutz & KI-Compliance: Die DSGVO ist bindend, der EU AI Act steht in den Startlöchern – gemeinsames Tool sorgt für rechtssicheren Einsatz von KI.
- Ganzheitliches Risikomanagement: Vermeidet fragmentierte Prozesse, fördert konsistente Compliance und sorgt für Transparenz in Prüfungssituationen.
DS|Kanzlei ist ein intelligentes Investment: Es bündelt verschiedene Compliance-Anforderungen in einer Plattform – mit Zusatznutzen durch Versicherungsnachlässe und klare Wettbewerbsvorteile.
3. DS|MS365 – Microsoft 365 datenschutzkonform einsetzen
Mit DS|MS365 unterstützt DATA Security One bei der rechtskonformen Nutzung von Microsoft-Produkten – von Lizenzwahl über Servicekonfiguration bis Dokumentation. Fokus: Datenschutz im Umgang mit MS365.
Vorteile:
- Expertenberatung & Dokumentation: Unterstützung bei Microsoft-Konfigurationen und Nachweisführung.
- Datenschutzorientiert: Sichert die Nutzung von MS-Tools ab und schützt vor Compliance-Verstößen.
- Passgenau für Kanzleien: Maßgeschneidert auf Kanzleibedürfnisse und Compliance-Anforderungen.
Gesetzlicher Kontext:
- Der DSGVO gerecht werden: Speziell bei Cloud-Diensten wie MS 365 ist datenschutzkonformes Setup unverzichtbar. DS|MS365 hilft bei der Umsetzung der Pflichten durch strukturierte Beratung und Dokumentation.
DS|MS365 bietet Sicherheit und Ruhe: Ein externer Experte organisiert die komplexe Konfiguration – DSGVO-konform, dokumentiert und maßgeschneidert.
4. DS|Whistleblowing – Hinweisgebersystem nach HinSchG
DS|Whistleblowing ist ein schlüsselfertiges, cloudbasiertes Hinweisgebersystem – rechtssicher, anonym, rund um die Uhr verfügbar. Konzipiert zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Vorteile:
- Anonymität & Schutz: Wahrung der Identität des Hinweisgebers, mit Rückmeldeoption über anonyme Transaktionsnummer.
- Rechtssicher & umfassend: Schulungen, Interessenkollisionsvermeidung, 24/7-Verfügbarkeit, mehrsprachig, individuelle Subdomain.
- Optional: Vorprüfung: Bis zu 12 Meldungen/Jahr im Rahmen enthalten, darüber hinaus nach Aufwand.
Gesetzlicher Kontext:
- Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) & EU-Richtlinie 2019/1937 verlangen Hinweisgebersysteme mit Anonymität, Fristeinhaltung, Datenschutz und definierter Zuständigkeit.
- Technische Anforderungen: ISO-27001-konforme Datenübertragung, DSGVO/BDSG-Konformität, begrenzter Zugriff.
DS|Whistleblowing ist eine seriöse Antwort aufs Hinweisgeberschutzgesetz – effizient, sicher, anwenderfreundlich und rechtskonform implementiert.
Fazit
DATA Security One bietet mit DS|GwG, DS|Kanzlei, DS|MS365 und DS|Whistleblowing eine in sich abgestimmte Compliance-Familie – cloudbasiert, modern und vollständig rechtskonform:
- Effizienz statt Aufwand: Automatisierte Abläufe, integrierte Schulungen, kein Aufwand für Updates oder Prozesse.
- Rechtssicherheit: Gesetzliche Anforderungen von GwG über DSGVO/KI bis HinSchG sind abgedeckt.
- Vertrauensressource: Zertifikate (ISO 27001, ISO 9001, ISO 37301), Siegel und Versicherungsvorteile stärken Mandantenvertrauen.
- Beratungsangebot: Rundumbegleitung „Rundum-Sorglos", Webinare, Workshops und Akademie.
Entscheiden Sie sich für intelligente Compliance – mit einer Plattform, die Sie nicht nur schützt, sondern auch entlastet. Erfahren Sie, wie Sie Bestehendes effizient managen und zukunftsfähig bleiben.
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