DATEV hat da etwas Neues. Viele haben es sich gewünscht – nun ist es endlich da: DATEV Meine Steuern. Es wird mit engerer und digitaler Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant beworben. Ebenso werden starke Argumente wie Zeitersparnis, Effizienz, Transparenz, Sicherheit und Flexibilität in den Ring geworfen. Doch bringt die Nutzung diese Online-Dienstes tatsächlich eben diese Vorteile? Wir haben für Sie getestet.

Vor der Registrierung

Wenn Sie (und Ihr Mandant) DATEV Meine Steuern nutzen möchten, müssen folgende Überlegungen angestellt und Entscheidungen getroffen werden:

Lädt der Mandant seine Belege selbst hoch oder übernehmen Sie das als Kanzlei für ihn?

Viele Mandanten möchten ihre Belege ja nicht mehr aus der Hand geben und schicken bereits heute nur noch E-Mails mit PDF-Anhängen. Sie drucken diese entweder aus und nehmen sie zu Ihrer Papierakte oder archivieren in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DokAb, DMS oder die eigene Ordnerstruktur). In diesem Fall „vermüllen“ Sie Ihr eigenes System und verbrauchen somit wertvollen Speicherplatz.

Hat der Mandant eine eigene Beraternummer (z.B. durch die Nutzung von DATEV Unternehmen online)?

Auch für die Registrierung von DATEV Meine Steuern empfiehlt es sich, eine selbstgenutzte Beraternummer für den Mandanten zu beantragen. Insbesondere bei der Rechteadministration ist die Handhabung dann deutlich einfacher und der Mandant sieht nicht ungewollt Belege anderer Mandanten. Eine bereits vorhandene mandantengenutzte Beraternummer kann selbstverständlich auch für DATEV Meine Steuern genutzt werden.

Nutzt der Mandant eine DATEV SmartCard oder einen DATEV SmartLogin?

Auch hier gilt: Es kann genutzt werden, was bereits vorhanden ist. Bei der Neuvergabe sollten die persönlichen sowie technischen Vorlieben und Voraussetzungen des Mandanten berücksichtigt werden.

 

Registrierung / Arbeiten mit DATEV Meine Steuern

 

Registrierung: Voraussetzungen

Registrierung: Vorgehen

Nutzung der Plattform durch den Mandanten

Arbeiten mit den Belegen (Kanzleimitarbeiter)

 

FAQ

Muss ich jeden Einkommensteuerbestand auf die mandantengenutzte Beraternummer umspeichern?

Nein, die Datenbestände der Steuererklärungen können genau so bleiben wie sie sind. Es ist nicht notwendig bzw. sinnvoll den Bestand in der Einkommensteuer auf die mandantengenutzte Beraternummer umzuspeichern. Das würde verschiedene Folgeaktivitäten auslösen, wie zum Beispiel in der Verwaltung der Aboaufträge. Wird der Mandant registriert, kann also die Kanzleiberaternummer als Ordnungsbegriff im Programm behalten und dann entsprechend auch in der Rechteverwaltung online verwendet/berechtigt werden. Die mandantengenutzte Beraternummer tritt auch im weiteren Verlauf der Bearbeitung nicht weiter in Erscheinung. Sie wird in der Leistungsübersicht angezeigt und kann in den Serviceanwendungen verwaltet werden.

Wozu brauche ich denn dann eine mandantengenutzte Beraternummer?

Jeder Kunde der DATEV, der ein Medium der DATEV verwendet hat eine Beraternummer, die zur Identifikation unserer Kunden dient. Dies kann eine kanzleigenutzte oder eine mandantengenutzte Beraternummer sein. Würde man für das Medium des Mandanten die Kanzleiberaternummer verwenden, so könnte der Mandant bei falscher Berechtigung z. B. auf Kanzleifunktionen (z.B. Vollmachtsdatenbank, Preislisten auf datev.de o.ä.) zugreifen. In Bezug auf Meine Steuern fungiert die mandantengenutzte Beraternummer auch zentral als ein Anker für die Online-Welt, analog Unternehmen online.

Ich möchte aber nicht, dass mein Mandant ein eigenes Medium bekommt. Warum brauche ich dann die Beraternummer?

DATEV Meine Steuern ist als Kollaborationslösung zwischen Steuerberater und Mandant konzipiert, bei der Belege des Mandanten im DATEV Rechenzentrum abgelegt werden. Aufgrund des Feedbacks von Beratern wurde die Möglichkeit geschaffen Mandanten zu registrieren, ohne dafür ein eigenes Medium zu bestellen. Es ist ebenso möglich Belege aus der lokalen Dokumentenverwaltung (DATEV DMS/ Dokumentenablage) zu verwenden. Allerdings liegen die Zuordnungsinformationen der Belege in jedem Fall im DATEV Rechenzentrum. Grund dafür ist, dass eine zukünftige Kernfunktion von DATEV Meine Steuern die automatisierte Belegerkennung sein wird, die die Prozesse in den Kanzleien entscheidend verbessern wird. Das hierfür notwendige Wissen muss im DATEV Rechenzentrum vorhanden sein.

Ich habe den Mandaten unter der falschen Beraternummer/Mandantennummer angelegt. Was kann ich jetzt tun?

Hier muss unterschieden werden:
Wenn die Kanzlei die Belege hochlädt, muss die Registrierung nicht geändert werden und alles bleibt, wie es ist.

Sofern der Mandant seine Belege selbst hochlädt, muss eine Neuregistrierung mit Bestellung eines SmartLogin durchgeführt werden. Der alte, falsche SmartLogin kann gelöscht werden. Sofern eine SmartCard genutzt werden soll, muss ebenfalls der Registrierungsprozess jedoch ohne Bestellung eines Zugangsmediums angestoßen werden. Danach kann das Logistik-Center der DATEV die SmartCard auf die neue mandantengenutzte Beraternummer umhängen. Für die Neuregistrierung muss vorher die mandantengenutzte Beraternummer in der Leistungsübersicht entfernt werden (Dok.-Nr. 1004055).

Für welche Jahre kann ich DATEV Meine Steuern nutzen?

Momentan kann DATEV Meine Steuern für die Jahre 2016 bis 2020 genutzt werden.

Wie können die Belege hochgeladen werden?

Der Upload funktioniert nach dem Einloggen via Drag & Drop sowie per Auswahl aus dem Dateisystem des Mandanten, aber auch DATEV Upload mobil kann genutzt werden.

Woher weiß mein Mandant, welche Belege er hochladen soll?

Für „Steuerneulinge“ stellt DATEV eine grobe Übersicht zur Verfügung („Empfohlene Dokumente“). Individuelle Sachverhalte sollten Sie aber dennoch persönlich oder telefonisch mit Ihrem Mandanten besprechen.

Kann ich Notizen auf den Belegen erfassen? Kann der Mandant diese ebenfalls lesen?

Schon bei der Bearbeitung der Belege kann der Mandant Notizen erfassen, was beispielsweise für die Unterscheidung von Vermietungsobjekten äußerst nützlich sein kann. Sie selbst können ebenfalls Notizen bei der Bearbeitung erfassen. Diese werden jedoch nicht auf den digitalen Beleg zurückgeschrieben, sodass der Mandant diese nicht lesen kann.

Kann ich die fertige Steuererklärung auch digital an meinen Mandanten schicken?

Nach Bearbeitung der Steuererklärung können Sie ein vordefiniertes Paket dem Mandanten zur Freizeichnung bereitstellen. Der Mandant kann sich an einem internetfähigen Gerät seine Steuererklärungen herunterladen, ansehen und sogar direkt freigeben. Sie können somit Fristen einhalten, auch wenn Ihr Mandant unpässlich ist und daher momentan nicht in der Kanzlei vorbeikommen und die Unterlagen unterzeichnen kann z.B. aufgrund von Montagereisen, längerer Fortbildung oder sogar Urlaub. Dies funktioniert übrigens für sämtliche Steuererklärungen und auch für die Bilanzen.