Wir als DATEV Partner versuchen für unsere Kunden oft die Ohren auf die digitalen Gleise zu legen und die neusten Programme und Features zu testen und so war es für uns auch selbstverständlich, bei der Pilotphase für die „DATEV Belegfreigabe online“ mitzumachen. Nun ereilte uns die frohe Kunde, dass diese nicht nur bald endet, sondern auch in wenigen Wochen freigegeben wird. Ein oft und schon lange von Unternehmen gewünschtes Feature geht somit endlich an den Start. Wir haben getestet, wie es geht und was es in seiner ersten Stufe alles kann. 

Die „DATEV Belegfreigabe online“ ist ein bepreistes und hinzubuchbares Add-on zum DATEV Unternehmen online. Der Unternehmer kann festlegen, für welche Belegtypen nach dem Hochladen oder Versenden in das DATEV Unternehmen online eine Freigabe benötigt wird, bevor sie im „Belege online“ weiter erfasst werden können.  

 


In den Einstellungen kann ebenfalls festgelegt werden, ob ein Anwender Belege zuweisen darf oder „nur“ zugewiesene Belege prüfen & freigeben kann. Die Freigeber sehen ausschließlich die Belege, die ihnen zugewiesen wurden und können diese prüfen und freigeben. 


 
Weiterhin kann man sich via Mail informieren lassen, ob neue Belege zum Prüfen bereitstehen. 





Wenn alle Einstellungen getroffen wurden, geht es auf zum fröhlichen Freigeben. Alle Belege des vorab definierten Belegtyps landen nun in der Belegfreigebe und können von dort entweder freigegeben, abgelehnt, zur Klärung gesetzt oder gelöscht werden. Zusätzlich können Belege auch einem bestimmten Freigeber zugeordnet werden. Sämtliche Änderungen werden im Belegprotokoll dokumentiert. 

Ebenfalls (und das oft von Unternehmern gewünscht und wie wir finden gut umgesetzt) lassen sich Kostenstellen und Notizen vorab erfassen. Diese werden dann nach der Freigabe auch an „Belege online“ weitergegeben. 

Nach erfolgter Freigabe steht der Beleg im Posteingang des DATEV Unternehmen online zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. 


Unser Fazit

Endlich ist es da! Bei unseren Kundeneinrichtungen war es eine sehr häufig gewünschte Funktion. Ja, es ist „nur“ eine einstufige Freigabe, aber wir denken, dass es in vielen Unternehmen den digitalen Workflow unterstützen wird. Zu oft werden noch Belege ausgedruckt - zum Gegenzeichnen, Ware prüfen oder Kostenstellen erfassen. Die Anwendung startet bald und wir hoffen, dass das Kundenfeedback der DATEV bald noch die eine oder andere Optimierung entlockt. Was wir leider nicht testen konnten, war die mobile Anwendung. Sobald wir diese ausprobieren konnten, holen wir unseren Erfahrungsbericht gern nach. Im Großen und Ganzen handelt es sich hier um eine gute Ergänzung zu DATEV Unternehmen online mit Potential. :)