Der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 nachkommen und gleichzeitig den Bestimmungen der GoBD entsprechen? Das geht mit dem DOCBOX DMS. Zwei wichtige Themen, eine Lösung!
NEU ab Q4/2024 wird der Empfang von X-Rechnungen und ZUGFeRD Rechnungen möglich sein. X-Rechnungen, welche nur als XML Datei empfangen werden können, werden von der DOCBOX auch visuell als PDF dargestellt. Somit ist eine Sichtbarkeit und die visuelle Prüfung jederzeit möglich. Zusätzlich können die Daten der beiden Rechnungsarten zur Weiterverarbeitung genutzt werden. Freigabeprozesse und Verarbeitungsschritte sind wie mit regulären Dokumenten möglich und das samt Übertragung zu DATEV Unternehmen online oder Belege online, sollte das Mandat kein DATEV Unternehmen online einsetzen. Weiter wird es die Möglichkeit geben, herkömmliche PDF Ausgangsrechnungen in ein E-Rechnungsformat zu konvertieren und direkt über die DOCBOX an Kunden per E-Mail zu versenden.
Effizientes Dokumentenmanagement mit DOCBOX®: Die Lösung für Ihre Unternehmensbedürfnisse
In der heutigen Geschäftswelt, in der Zeit und Effizienz einen entscheidenden Unterschied machen, ist ein durchdachtes Dokumenten-Management-System unverzichtbar. Natürlich könnten wir hier immer die nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu erfolgenden Archivierungsvorgaben steuerrelevanter Dokumente anführen. Darauf verzichten wir hier aber bewusst und stellen nur die Funktionen der DOCBOX® in den Fokus. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Dokumenten zu verwalten, sei es in Form von Papierakten oder digitalen Dateien. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Sie jederzeit und von überall aus auf diese Dokumente zugreifen können, ohne wertvolle Zeit mit dem Suchen zu verschwenden? Hier kommt die DOCBOX® ins Spiel.
Einlesen - Prozesse abbilden - Wiederfinden
Das DOCBOX Dokumenten-Management-System bietet eine umfassende Lösung, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Mit der DOCBOX® können Sie Dokumente einlesen, Prozesse abbilden und sie mühelos wiederfinden. Egal, ob es sich um sensible Informationen wie Personalakten handelt oder um alltägliche Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Schriftverkehr – die DOCBOX® sorgt für eine sichere Aufbewahrung und einen reibungslosen Zugriff.
Einstellungen und Geschäftsprozesse
Die Anpassungsfähigkeit der DOCBOX® an Ihre individuellen Bedürfnisse ist ein herausragendes Merkmal des Systems. Sie können die Einstellungen nach Ihren Anforderungen konfigurieren und Ihre Geschäftsprozesse nahtlos integrieren. Dadurch steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Arbeit, sondern senken auch Kosten und Unternehmensrisiken.
Die Vorteile der DOCBOX® im Überblick:
Effizient
Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und optimiert Ihre dokumentenbasierten Prozesse. Maßgeschneiderte Module helfen Ihnen dabei, Ihren Unternehmensalltag spürbar zu erleichtern.
Blitzschnell
Dank der integrierten OCR-Software werden Dokumente beim Archivieren automatisch gelesen und indiziert. Das bedeutet, dass Sie Ihre Dokumente schon bei der Eingabe weniger Zeichen blitzschnell finden können, ohne mühsame Verschlagwortung.
Revisionssicher
Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht internationalen Standards. Ihre Dokumente werden sicher, unverändert, vollständig und ordnungsgemäß gespeichert – gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchhaltungssysteme (GoBS).
Einfach
Die Installation und Handhabung der DOCBOX® sind schnell und unkompliziert. Bereits kurze Zeit nach der Installation können Sie das System in Ihrem Unternehmen einsetzen und von seinen Vorteilen profitieren.
Eigene Server oder Cloud
Die DOCBOX® passt sich auch in diesem Punkt ganz Ihren Wünschen und Bedürfnissen an. Sie entscheiden, ob das DOCBOX®-System auf Ihren eigenen Servern läuft oder in der hochsicheren Cloud von DOCBOX® mit Serverstandort in Deutschland.
Benutzerfreundlich und flexibel
Die Benutzerfreundlichkeit der DOCBOX® macht sie zu einer wertvollen Unterstützung für Ihre Mitarbeiter. Die Software ist leicht verständlich in der Bedienung und plattformunabhängig. So können Sie Ihre Dokumente sicher bearbeiten und dabei Zeit, Geld, Papier und Raum sparen.
Wiedervorlage und globale Verfügbarkeit
Mit der DOCBOX® ist die elektronische Archivierung kinderleicht. Das System führt automatisch eine intelligente OCR-Erkennung durch, sodass eine zeitaufwändige Verschlagwortung entfällt. Zudem bietet die DOCBOX® einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf Ihre archivierten Dokumente – mobil und überall. Selbst wenn Sie nicht im Büro sind, können Sie mit Ihrem Smartphone oder Tablet auf das DOCBOX®-Archiv zugreifen und Dokumente betrachten oder im Workflow weiterleiten.
Mit Lösungen und Modulen zum auf sie zugeschnittenen System
Die DOCBOX®: Die Dokumentenablage, die mit Ihren Anforderungen wächst.
Die digitale Dokumentenablage ist ein zentraler Bestandteil effizienter Geschäftsabläufe, und die DOCBOX® bietet Ihnen eine umfassende Lösung für ihre Verwaltung. Mit der DOCBOX® haben Sie nicht nur einen zentralen Zugriff auf all Ihre Dokumente, sondern auch die Möglichkeit, diverse Medientypen an einem Ort zu archivieren und ganzheitlich zu verarbeiten.
Die DOCBOX® wurde mit einem klaren Fokus auf einfache Anwendbarkeit entwickelt, damit sich Ihre Mitarbeiter optimal in der neuen Arbeitsumgebung zurechtfinden können. Die gemeinsame Arbeit wird dadurch programmübergreifend ermöglicht und individuell einrichtbar und passt sich somit zu jeder Zeit auch Ihren wachsenden Anforderungen an.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der grenzenlose Zugriff auf Ihre Informationen, unabhängig von Zeit und Ort. Mit Zusatzmodulen wie Wiedervorlage, Stempeln und Notizfunktion halten Sie Ihre Dokumente und Datenbestände immer auf dem aktuellen Stand und ermöglichen eine effiziente und zeitsparende Bearbeitung. Selbst wenn ein Mitarbeiter die DOCBOX® nicht geöffnet hat, wird er per E-Mail über fällige Aktionen informiert.
Die DOCBOX® bietet somit eine effektive Lösung für die Verwaltung Ihrer Dokumente und digitalen Medien, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen verbessert. Entdecken Sie mit uns die Vorteile einer zentralen Datenhaltung und einer automatisierten Arbeitsweise – mit DOCBOX® ist alles immer an (s)einem Platz!
DOCBOX® Eingangsverarbeitung - effizient, schnell und übersichtlich
In der täglichen Geschäftspraxis gehen zahlreiche Dokumente über verschiedene Wege wie Post, E-Mail, Fax oder Web in Unternehmen ein. Doch oft stellt sich die Herausforderung, diese Dokumente zeitnah und effizient den entsprechenden Mitarbeitern zuzuordnen und zu verteilen. Herkömmliche Verteilungswege per Post erschweren zudem die gleichzeitige Kenntnisnahme durch mehrere Mitarbeiter.
Im Zeitalter des digitalen Wandels entscheiden sich daher immer mehr Unternehmen für eine elektronische Dokumentenverwaltung wie die DOCBOX®. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt für Sie gekommen, um auf die DOCBOX® umzusteigen?
Mit der DOCBOX® werden Papierdokumente in elektronische Form umgewandelt und mithilfe automatisierter Workflows weiterverarbeitet. Nach der Speicherung im digitalen Archiv ermöglicht die DMS-Lösung nicht nur eine einfache Suche und Bearbeitung von Dokumenten, sondern auch weitere Prozessvereinfachungen. Funktionen wie die Nachverfolgung von Bearbeitungsschritten, Vertreterregelungen sowie Erinnerungs- und Wiedervorlagenfunktionen innerhalb der Geschäftsprozesse erleichtern die tägliche Arbeit erheblich.
Die Rechnungsverarbeitung im Griff – mit DOCBOX®
Die Rechnungsverarbeitung ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensführung, der oft mit einer Vielzahl von Herausforderungen einhergeht. Doch mit der DOCBOX® haben Sie die Möglichkeit, diesen Prozess effizient und übersichtlich zu gestalten.
Jedes Jahr kommen eine Vielzahl von Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf Unternehmen zu, deren Verarbeitung und Organisation eine große Herausforderung darstellen kann. Hinzu kommen vermehrt Rechnungen, die per E-Mail eingehen, was jedoch gleichzeitig ungeahnte Einsparpotenziale birgt.
Mit der DOCBOX® sind Sie bestens gerüstet, um diese Potenziale voll auszuschöpfen. Die DOCBOX® bietet Ihnen nicht nur eine zentrale Datenhaltung für all Ihre Rechnungen, sondern auch die Möglichkeit, papierlose Prozesse zu implementieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen.
Entdecken Sie mit der DOCBOX® eine innovative Lösung für die Rechnungsverarbeitung, die Ihnen dabei hilft, den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.
DOCBOX® Stempel-Modul
Das DOCBOX® Stempel-Modul ermöglicht das Hinzufügen digitaler Stempel zu archivierten Dokumenten, ähnlich wie bei Papierdokumenten. Diese elektronischen Stempel können individuell erstellt und mit Datums- und Benutzerinformationen versehen werden. Die Stempel können farblich angepasst und in den Dokumenten gesucht werden, um den Workflow zu verbessern. So können beispielsweise Rechnungen gefunden werden, die gebucht, aber noch nicht bezahlt sind.
DOCBOX® Modul Notizen
Das DOCBOX® Modul Notizen ermöglicht es, wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben zu Dokumenten hinzuzufügen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Benutzer können Notizen zu Dokumenten erstellen, bearbeiten und entfernen, ohne das Dokument selbst zu verändern. Die Notizen können frei auf dem Dokument platziert werden und werden in die DOCBOX®-Suche integriert, so dass Dokumente mit bestimmten Notizen einfach wiedergefunden werden können.
DOCBOX® Modul Wiedervorlagen
Das Wiedervorlagen-Modul der DOCBOX® ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Wiedervorlagen für archivierte Dokumente. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Aufgaben rund um die Dokumente rechtzeitig bearbeitet werden und nicht vergessen werden. Dies unterstützt den Workflow und macht Geschäftsprozesse effizienter. Die Funktion integriert sich nahtlos in den Büroalltag, sorgt für eine übersichtliche Organisation und hilft dabei, Termine einzuhalten. Mit zusätzlichen Notizen auf den Dokumenten bietet die DOCBOX® eine umfassende Unterstützung für eine gute Organisation.
DOCBOX® Workflow-Modul
Belegfreigaben bei der Rechnungseingangsverarbeitung ist das häufigste Beispiel für die Beschreibung des Workflow-Moduls. Natürlich können Sie hier zwischen einem oder vielen Freigebern unterscheiden, abteilungs- / teamübergreifend mit Rechnungslimits arbeiten und somit den Freigabeprozess automatisiert um die nächstübergeordnete Instanz oder zusätzliche Entscheider erweitern. Das DOCBOX® Workflow-Modul ermöglicht Fachanwendern ohne Programmierkenntnisse und IT-Ressourcen lauffähige Prozesse zu erstellen. Durch die klare Beschreibung von Geschäftsprozessen werden Belegverteilungen transparenter für alle Mitarbeiter. Vordefinierte Aufgaben werden regelbasiert zugewiesen, mit Fristen versehen und überwacht, wodurch Verzögerungen vermieden werden. Dies erleichtert beispielsweise das Einhalten von Skontofristen bei Eingangsrechnungen.
DOCBOX® Modul META-Maskendesigner
Der META-Maskendesigner der DOCBOX® ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Suche von Dokumenten durch automatisch generierte Metadaten. Metadaten sind entscheidend für das Dokumentenmanagement, da sie zusätzliche Informationen über ein Dokument speichern, wie Autor, Titel, Datum und Schlagwörter. Die DOCBOX® automatisiert diesen Prozess, indem sie Metadaten automatisch aus Dokumenten, E-Mails oder erweiterten Dateieigenschaften extrahiert, um manuelle Eingaben zu minimieren.
DOCBOX® Modul E-Mail-Archivierungsfunktion
Die E-Mail-Archivierungsfunktion der DOCBOX® ermöglicht eine einfache und sichere Verwaltung von E-Mails, einschließlich langfristiger und revisionssicherer Archivierung. Nutzer können wählen, ob sie alle oder nur bestimmte E-Mails archivieren möchten, entweder interaktiv oder serverbasiert anhand definierter Regeln. Die archivierten E-Mails können direkt aus der DOCBOX® durchsucht werden, und die vorgangsorientierte Ablage bietet einen transparenten Überblick über alle relevanten Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.
DOCBOX® Modul OutlookConnect
Mit OutlookConnect können Sie die DOCBOX® nahtlos in Microsoft Outlook integrieren und E-Mails mit Anhängen per Drag&Drop archivieren. Das Outlook-Add-On ermöglicht es Benutzern, gewünschte E-Mails innerhalb von Outlook (Versionen 2013, 2016, 2019 und Office 365) einfach zu archivieren und problemlos wiederzufinden. Sie können auch entscheiden, ob E-Mail-Anhänge separat abgelegt werden sollen.
DOCBOX® AutoArchive-Modul
Das AutoArchive-Modul der DOCBOX® ermöglicht die automatisierte und organisierte Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern. Benutzer können ihre Dokumente einfach in diese überwachten Ordner verschieben oder kopieren, und das Modul AutoArchive übernimmt den Rest. Es überwacht ausgewählte Ordner und importiert sowie archiviert automatisch alle darin ankommenden Dateien in die DOCBOX®. Das Modul eignet sich besonders für Unternehmen mit großen Mengen an Dokumenten, insbesondere wenn ein ERP-System viele Dokumente erstellt oder eine große Anzahl von Dokumenten im System gespeichert ist.
DOCBOX® DATEV / Fibu-Software-Modul
Das DATEV / Fibu-Software-Modul der DOCBOX® vereinfacht den Austausch von Buchhaltungsdaten mit Ihrem Steuerberater. Anstatt monatlich Rechnungen und steuerrelevante Dokumente manuell zu organisieren und weiterzugeben, können Sie mit dem Export-Modul alle relevanten Unterlagen direkt an Ihre Steuerkanzlei oder das DATEV-Rechenzentrum senden. Dies ermöglicht es Ihrem Steuerberater, tagesaktuelle Auswertungen zu erstellen, ohne dass er die Daten erneut erfassen muss, was Zeit und Geld spart. Alle Unterlagen bleiben dabei jederzeit in Ihrem Unternehmen und für Ihren Steuerberater bei DATEV verfügbar.
Das ist natürlich nur ein kleiner Auszug aus dem noch viel umfangreicheren Modulangebot der DOCBOX®. Viele weitere Module zur individuellen Anpassung an Ihre Unternehmensprozesse stehen noch zur Verfügung und machen auch nicht vor KI-gestützten Prozessen halt. Welche Module für Ihre Prozesse benötigt werden, können wir in einem individuellen Erstgespräch definieren.