In unserem ersten Teil zum "Einstieg in die Benutzer- und Rechteverwaltung" möchten wir Ihnen die Grundstruktur sowie die wichtigsten Begrifflichkeiten näher erläutern.

Nostalgiker kennen sie vielleicht noch: die gute alte NUKO (Nutzungskontrolle). Viele DATEV-Nutzer haben den Wechsel von der NUKO zur neuen DATEV Benutzer- und Rechteverwaltung vor einigen Jahren kaum bemerkt - zumal die Rechte mit übernommen worden sind.

Oft sind es doch die altgewachsenen Strukturen, die (un)sinnvoll erweitert worden sind. Doch was sind diese Rechte eigentlich und welche Möglichkeiten ergeben sich hierdurch für die Kanzlei?

Versuchen wir etwas Licht ins Dunkel zu bringen und starten mit einem Schaubild sowie ein paar Erklärungen zu den Begrifflichkeiten:

DATEV BENUTZERVERWALTUNG (Schaubild oben links)

Wir finden in der DATEV Welt:

Das bedeutet:
Ein durchschnittliche(r) KanzleimitarbeiterIn besteht aus 4 Benutzern plus den Zugangsmedien in Form einer DATEV SmartCard, DATEV SmartLogin oder DATEV mIDentity.

DATEV RECHTEVERWALTUNG (Schaubild unten links)

Sie steuert wer was in den installierten Anwendungen sehen darf oder nicht. Dies kann zum Beispiel sein, dass ein Nutzer ganze Programme nutzen oder nicht nutzen kann oder in Programmen bestimmte Mandante bearbeiten oder nicht bearbeiten kann. Wer es ganz filigran mag, könnte auch in Lohnanwendungen einzelne Mitarbeiternummern sperren.

Um in der DATEV RECHTEVERWALTUNG Rechte vergeben zu können, muss der Nutzer mind. Rechteadministrator sein.

Wer sich jetzt fragt, ob er jede(n) MitarbeiterIn, jeder Mandantschaft und jedes Programm einzeln freigeben/sperren muss? Ganz so schlimm ist es nicht, denn hier können GRUPPEN sehr hilfreich sein.

Doch werfen wir vorab einen Blick auf die zwei verschiedenen Prinzipien, zwischen denen wir wählen können.

DATEV RECHTEVERWALTUNG SPERRPRINZIP

Tatsächlich aus der Historie die am meisten eingesetzte Form. Hier hat der Nutzer durch eine Standardgruppe „alle Freigaben“. Nun können im Nachgang entweder durch individuelle Rechte oder durch verschiedene Gruppen bestimmte Programme und/oder Ordnungsbegriffe gesperrt werden.

Am häufigsten und daher das beste Beispiel ist die Sperrung der eigenen Kanzleidaten. Aber auch einzelne Funktionen wie Aufgabenerstellung könnten hier gesperrt werden.

DATEV RECHTEVERWALTUNG IM FREIGABEPRINZIP

Hier darf der Nutzer im Ersten Schritt nichts, rein gar nichts. Alles was er bearbeiten kann, darf, soll und muss, muss freigegeben werden: Anwendungen wie auch Ordnungsbegriffe. Was nach sehr viel klingt, lässt sich aber auch hier gut mit Gruppen steuern. 

Ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter bekommt folgende Gruppen zugewiesen.

DATEV RECHTEVERWALTUNG ONLINE (Schaubild unten rechts)

Sie steuert die stetige wachsende Anzahl der Online-Anwendungen. Die Bekannteste ist sicherlich DATEV Unternehmen online. Doch inzwischen gibt es hier auch die digitale Kommunikation mit den Finanzämtern: wer darf welche Servicekontakte der DATEV sehen oder Mandanten im Rechenzentrum übertragen? Das sind nur einige Anwendungen und stetig kommen mehr dazu.

Um in der DATEV RECHTEVERWALTUNG ONLINE Rechte vergeben zu können, muss der Nutzer eine administrative Smart-Card für die entsprechende Beraternummer besitzen.

ZUSAMMENSPIEL DATEV RECHTEVERWALTUNG & DATEV RECHTERWALTUNG ONLINE

Was für Admins gibt es eigentlich?

In der DATEV RECHTEVERWALTUNG:

In der DATEV RECHTEVERWALTUNG ONLINE :