In unserem zweiten Teil zum „Einstieg in die Benutzer- und Rechteverwaltung“ möchten wir an die bereits erläuterten Grundstrukturen anknüpfen und ein wenig tiefer in die Thematik und mögliche Vorgehensweise eintauchen. Erfahren Sie im Nachfolgenden mehr zu den Zusammenhängen zwischen den einzelnen DATEV Anwendungen und der Rechteverwaltung.
Zur Erinnerung:
Wir finden zwei verschiedene Welten zur DATEV Rechtesteuerung vor, die sich schon alleine in den Prinzipien der ‚Denkweise‘ unterscheiden.
Die DATEV Rechteverwaltung arbeitet im Sperrprinzip und/oder Freigabeprinzip. Da der Ursprung der heutigen DATEV Rechteverwaltung in der ehemaligen Nutzungskontrolle (NUKO) liegt, wurden bei der Umstellung von der NUKO auf die DATEV Rechteverwaltung allen Benutzern (automatisch) erst einmal die meisten Rechte freigegeben (Gruppe ‚Alle Freigaben‘), damit die bestehenden Sperrgruppen in den Kanzleien bestehen bleiben können und somit wird das Sperrprinzip simuliert.
Die DATEV Rechteverwaltung online arbeitet nur im Freigabeprinzip.
Wir empfehlen in den Kanzleien auf ein einheitliches Prinzip umzustellen und hier das Freigabeprinzip zu wählen. Alleine schon aus dem Grund nicht ständig zwischen DATEV Rechteverwaltung und DATEV Rechteverwaltung online umdenken zu müssen und mit einem einheitlichen Rechteschema ganzheitlich in der Kanzleiwelt zu arbeiten.
Herangehensweise
Ausgangspunkt: Räumen Sie Ihre Benutzer- und Rechteverwaltung auf.
Wir empfehlen im Vorfeld
Warum?
Eine aufgeräumte und saubere Datenbasis gewährleistet ein einfacheres Handling der Rechteverwaltung!
Anschließend kann man (endlich)
- die vorhandene Rechtestruktur genauer unter die Lupe nehmen und
- Möglichkeiten der Standardabbildung z.B. durch Freigabegruppen betrachten
Beachten Sie, dass die Einrichtung der DATEV Rechteverwaltung immer eine sehr individuelle Herangehensweise bedarf, denn jede Kanzlei hat ihre eigenen Strukturen, Prozesse und Abläufe.
Was sollten Sie sich zusätzlich im Detail ansehen, um eine gute Rechtestruktur neu aufzubauen?
- DATEV Mitgliedschaft(en) / Beraternummer(n), ggf. weitere Beraternummer(n)
- DATEV-Lizenzen
- In Nutzung befindliche Programme / Anwendungen
- Techn. Gegebenheiten: ASP/ Serverumgebung / Mandantenterminalserver
- Kanzleimandanten
- Unternehmen (Unternehmensstrukturen)
- Aktive Mitarbeiter
- Aktive Benutzer
- Kanzleibesonderheiten (z.B. Aufbau Nummernlogik o.ä.)
Nun kann es an die Grundstruktur der Rechteverwaltung gehen.
Auszug Aufbau der Rechte
Über die Globalrechte steuern Sie die Sperre oder Freigabe der Beraternummern und Mandantennummern in mehreren Programmen gleichzeitig.
Aber Achtung:
Nicht immer ist in der Anwendung die Mandantennummer auch gleich der zentrale Mandant!
Beispiel im Screenshot:
Ein selbstbuchender Mandant hat in der Kanzlei die Zentrale Mandantennummer 55100.
Der Buchhaltungsbestand befindet sich unter der Beraternummer 29014 / Mandantennummer 100.
Gedankenanstöße um eine gute Rechtestruktur z.B. im Freigabeprinzip neu aufzubauen
Um schnell und übersichtlich erfassen zu können, was ein Mitarbeiter darf und was er nicht darf, empfiehlt sich das Arbeiten mit Gruppen (Freigabegruppen) und nicht die Befüllung der Individuellen Rechte.
Beispiele für eine mögliche Gruppenstruktur im Freigabeprinzip:
So könnte es auch aussehen:
Auch an dieser Stelle kann man nicht oft genug darauf hinweisen: Jede Kanzlei hat ihre ganz eigenen Strukturen, so dass dies nur ein Beispiel zur Anschauung sein kann. Die Gruppen lassen sich ganz individuell immer den Kanzleistrukturen, -prozessen und -abläufen anpassen.
Noch ein Beispiel aus der Praxis:
Alle Mitarbeiter der Kanzlei dürfen die Zentralen Mandanten 10000 – 30000 und zusätzlich den Mustermandant 99999 sehen.
Ein Mitarbeiter darf zusätzlich den Zentralen Mandanten 40000 sehen (Kanzleimandant)
Und noch ein wenig gesammelte Unterstützung der DATEV
- DATEV-Dok. 9206623: Programmüberblick Rechteverwaltung
- DATEV-Dok. 0904066: Leitfaden Rechteverwaltung
- DATEV-Dok. 0904179: Erste Schritte Benutzerverwaltung
- DATEV-Dok. 0904180: Erste Schritte Rechteverwaltung
- DATEV-Dok. 0904065: RV im Freigabeprinzip
- DATEV-Dok. 1010473: Globale Ordnungsbegriffssperren und -freigaben in der Rechteverwaltung
Wenn Sie mögen unterstützen wir Sie ganz individuell sehr gerne und entwickeln Ihre ganz eigene Vorgehensweise und Ihr Rechtekonzept.