Sie kennen es bestimmt und setzen es wahrscheinlich in Ihrer Kanzlei genauso um. Digitale Dokumente werden ausgedruckt und von Ihren Mitarbeitern oder Kollegen zur Unterschrift vorbereitend in einer Unterschriftenmappe abgelegt. Sie unterschreiben jedes dieser Dokumente und da das digitale Arbeiten auf dem Vormarsch ist, werden die unterschriebenen Dokumente wieder mittels Scannen digitalisiert. Sicherlich ist Ihnen aufgefallen, dass dieser Prozess nicht optimal ist und unnötige Arbeiten nach sich zieht, die unter dem Strich wieder Geld kosten. Erfahren Sie hier, wie Sie mit diesem und anderen Prozessen aufräumen können.

FP Sign – DIGITALE UNTERSCHRIFT MADE IN GERMANY

Die Lösung für Steuerberater, aber auch für Unternehmen. Stellen Sie Ihre Unterschriftsprozesse auf das digitale Zeitalter um und profitieren Sie von einer effizienteren Arbeitsweise. Für alle Steuerberater unter Ihnen: Sie können auch Unterschriftsprozesse mit Ihren Mandanten digitalisieren. Mit der Signaturlösung von FP Sign lassen sich Dokumente mit Schriftformerfordernis rechtsgültig digital unterzeichnen. Zwei unterschiedliche Signaturlevel, die fortgeschrittene oder die qualifizierte elektronische Signatur, erlauben es Ihnen, Signaturen passgenau zu den jeweiligen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen aufzubringen. Verarbeitet werden können zum Beispiel Dokumente im PDF-, Word- oder Excel-Format.

Worin unterscheiden sich denn eigentlich die unterschiedlichen Arten der Unterschriften und welche gibt es?

Einfache elektronische Signatur

Hier handelt es sich vereinfacht gesagt um eine Bilddatei, die Sie in Ihr Dokument einfügen. Sie können damit zwar eine visuelle Unterschrift in Ihr digitales Dokument einbinden, diese ist jedoch nicht manipulationssicher.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)

Diese Unterschrift sichert sowohl dem Absender als auch dem Empfänger die Integrität des Dokuments zu. Eine Prüfung der Signatur zeigt an, dass es nicht verändert wurde – im Fall einer Manipulation würde sie ungültig. Als zusätzliche Absicherung können Sie das SMS-TAN-Verfahren auswählen, welches Ihnen noch mehr Sicherheit bietet, die Person erreicht zu haben, die Sie erreichen wollten. Die fortgeschrittene Signatur ist für einen Großteil der Dokumente in Deutschland ausreichend und rechtswirksam.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Diese Unterschrift ist das höchste und sicherste Signaturlevel in Europa. Um eine solche Signatur auf ein digitales Dokument aufbringen zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren. Das funktioniert je nach Anbieter und Land zum Beispiel über das VideoIdent-, über ein Vor-Ort-Ident- oder PostIdent-Verfahren. Auch mithilfe des elektronischen Personalausweises (eID) sind Identifikationen möglich. Die Identifikation ist hier Pflicht: Die QES ist personengebunden und laut eIDAS das Gegenstück für die händische Unterschrift. Sie können damit rechtswirksam Verträge unterzeichnen, wie etwa einen digitalen Mietvertrag oder eine Steuererklärung.

 

 

Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) im Dokument eingefügt

Sie können Ihren Mandanten und Geschäftspartnern nicht nur Dokumente zur digitalen Signatur zur Verfügung stellen, sondern auch Dokumente zur Kenntnisnahme. Diese können Sie mit FP Sign übermitteln und bekommen eine Rückmeldung, wenn das Dokument vom Empfänger bestätigt wurde.

 

Übersicht Signatur Status

In Kürze gibt es eine weitere spannende Neuerung. Noch Ende November 2021 kommt die integrative Umsetzung von FP Sign im DATEV DMS. Damit können Sie die Unterschriftsprozesse an Ihre Mandanten direkt aus dem DATEV DMS anstoßen. Somit fällt das Zwischenspeichern von Dokumenten, um diese digitalen Unterschriftslösungen zuzuführen, komplett weg und spart zusätzlich Zeit in der Verarbeitung. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist die Wahrnehmung als sehr digital arbeitende Kanzlei bei Ihren Mandanten und Geschäftspartnern.

 

 

Profil und Statistikübersicht

Das zeichnet FP Sign aus:

FP Sign und DATEV

Am 26.11.2021 ist das aktuelle Update von DATEV-DMS / Dokumentenablage erschienen, mit dem FP-Sign jetzt auch direkt in DATEV integriert wird. 
Sie können Dokumente ab sofort direkt aus dem DATEV-Arbeitsplatz zum Signieren in das FP-Sign-Portal übermitteln, um diese zu signieren oder Ihre Mandanten signieren zu lassen. 
Ist der Signaturvorgang abgeschlossen, wird das fertige signierte Dokument auch direkt wieder zurück in DMS / Dokumentenablage übertragen. 
Damit ist jetzt ein konsistenter Workflow rund um das Signieren von Dokumenten möglich. 

Über FP Sign

FP Sign wurde in Deutschland entwickelt von der FP Digital Business Solutions GmbH, ein auf digitale Signaturen spezialisiertes Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG (FP). Die Signaturlösung nutzt vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Rechenzentren in Deutschland.

Wollen auch Sie den nächsten Schritt in der Digitalisierung gehen und die Außenwirkung gravierend verändern, dabei auch noch prozessoptimiert und zeitsparend arbeiten? Dann warten Sie nicht länger und genießen Sie eine individuelle, auf Sie abgestimmte Onlinepräsentation.

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme und besprechen die für Sie individuellen Möglichkeiten.