Sie kennen es bestimmt und setzen es wahrscheinlich in Ihrer Kanzlei genauso um. Digitale Dokumente werden ausgedruckt und von Ihren Mitarbeitern oder Kollegen zur Unterschrift vorbereitet in einer Unterschriftenmappe abgelegt. Sie unterschreiben jedes dieser Dokumente und da das digitale Arbeiten auf dem Vormarsch ist, werden die unterschriebenen Dokumente wieder mittels Scannen digitalisiert. Sicherlich ist Ihnen aufgefallen, dass dieser Prozess nicht optimal ist und unnötige Arbeiten nach sich zieht, die unter dem Strich wieder Geld kosten. Das Highlight ist: FP Sign lässt sich komplett in DATEV DMS implementieren. Somit werden von Anfang an alle integrativen Schwierigkeiten vermieden. Kanzleien bleiben in ihrem gewohnten Umfeld, in diesem Fall im DATEV DMS.
FP Sign – DIGITALE UNTERSCHRIFT MADE IN GERMANY
Die Lösung für Steuerberater, aber auch für Unternehmen. Stellen Sie Ihre Unterschriftsprozesse auf das digitale Zeitalter um und profitieren Sie von einer effizienteren Arbeitsweise. Für alle Steuerberater unter Ihnen: Sie können auch Unterschriftsprozesse mit Ihren Mandanten digitalisieren. Mit der Signaturlösung von FP Sign lassen sich Dokumente mit Schriftformerfordernis rechtsgültig digital unterzeichnen. Zwei unterschiedliche Signaturlevel, die fortgeschrittene oder die qualifizierte elektronische Signatur, erlauben es Ihnen, Signaturen passgenau zu den jeweiligen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen aufzubringen. Verarbeitet werden können zum Beispiel Dokumente im PDF-, Word- oder Excel-Format.
MADE IN GERMANY heißt aber nicht, dass man FP Sign nur in Deutschland einsetzen kann. FP Sign ist multilingual einsetzbar und holt Ihre Mandanten und Kunden in ihrer gewünschten Sprache ab. Vom europäischen Raum ausgehend kommt FP Sign schon heute auch in vielen weiteren Ländern zum Einsatz, zum Beispiel in Malaysia und Singapur, Israel oder den USA. Dabei gilt es, die nationalen Eigenarten und Vorgaben rund um die elektronische Unterschrift zu beachten: zum Beispiel das Signatur-Niveau, die rechtliche Anerkennung oder mögliche Attribute, die einer Signatur zugefügt werden müssen.
Im Rahmen der weiteren Internationalisierung ist geplant, dass FP Sign auch bald für die nordischen Länder zur Verfügung stehen soll. In dem Zuge sollen auch weitere Vertrauensdiensteanbieter angebunden werden, um der Kundschaft eine noch größere Bandbreite an Möglichkeiten anzubieten. Damit die internationale Zusammenarbeit per FP Sign reibungslos klappt, ist die digitale Signaturlösung bereits heute in zehn Sprachen verfügbar, weitere werden in Kürze dazukommen. Auch hier ist FP Sign ein zuverlässiger Partner.
Fangen wir aber erst einmal mit der wichtigsten Frage an: Worin unterscheiden sich denn eigentlich die unterschiedlichen Arten der Unterschriften und welche gibt es?
Einfache elektronische Signatur
Hier handelt es sich vereinfacht gesagt um eine Bilddatei, die Sie in Ihr Dokument einfügen. Sie können damit zwar eine visuelle Unterschrift in Ihr digitales Dokument einbinden, diese ist jedoch nicht manipulationssicher.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)
Diese Unterschrift sichert sowohl dem Absender als auch dem Empfänger die Integrität des Dokuments zu. Eine Prüfung der Signatur zeigt an, dass es nicht verändert wurde – im Fall einer Manipulation würde sie ungültig. Als zusätzliche Absicherung können Sie das SMS-TAN-Verfahren auswählen, welches Ihnen noch mehr Sicherheit bietet, die Person erreicht zu haben, die Sie erreichen wollten. Die fortgeschrittene Signatur ist für einen Großteil der Dokumente in Deutschland ausreichend und rechtswirksam.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Diese Unterschrift ist das höchste und sicherste Signaturlevel in Europa. Um eine solche Signatur auf ein digitales Dokument aufbringen zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren. Das funktioniert je nach Anbieter und Land zum Beispiel über das VideoIdent-, über ein Vor-Ort-Ident- oder PostIdent-Verfahren. Auch mithilfe des elektronischen Personalausweises (eID) sind Identifikationen möglich. Die Identifikation ist hier Pflicht: Die QES ist personengebunden und laut eIDAS das Gegenstück für die händische Unterschrift. Sie können damit rechtswirksam Verträge unterzeichnen, wie etwa einen digitalen Mietvertrag oder eine Steuererklärung.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) im Dokument eingefügt
Sie können Ihren Mandanten und Geschäftspartnern nicht nur Dokumente zur digitalen Signatur zur Verfügung stellen, sondern auch Dokumente zur Kenntnisnahme. Diese können Sie mit FP Sign übermitteln und bekommen eine Rückmeldung, wenn das Dokument vom Empfänger bestätigt wurde.
Übersicht Signatur Status
Volle Integration in Ihr DATEV DMS mit Zugriff auf die Stammdaten Ihrer Mandanten
Damit ist es möglich, die Unterschriftenprozesse an Ihre Mandanten direkt aus dem DATEV DMS anzustoßen. Somit fällt das Zwischenspeichern von Dokumenten, um diese digitalen Unterschriftslösungen zuzuführen, komplett weg und spart zusätzlich Zeit in der Verarbeitung. Weiterer Nebeneffekt ist die Wahrnehmung als sehr digital arbeitende Kanzlei bei Ihren Mandanten und Geschäftspartnern.
Profil und Statistikübersicht
Das zeichnet FP Sign aus:
- EFFIZIENZ - Stringenter, digitaler Prozess - reduziert notwendige Aufwände auf ein Minimum
- SCHNELLIGKEIT - Keine Zeiteinbußen mehr durch den Postweg oder die Abwesenheit von Unterzeichnern
- VOLLE PROZESSKONTROLLE - Bearbeitungsstände sämtlicher Dokumente jederzeit transparent im Blick
- KOSTENEINSPARUNGEN - Material- und Portokosten für den postalischen Versand entfallen genauso wie teure Kurierfahrten
- DATENSICHERHEIT UND RECHTSSICHERHEIT - Rechtsgültig und sicher signieren dank eIDAS-Konformität
- MADE IN GERMANY - Nutzung deutscher BSI-zertifizierter Rechenzentren; Kooperation mit Bundesdruckerei und Swisscom
FP Sign und DATEV
Am 26.11.2021 ist das aktuelle Update von DATEV-DMS / Dokumentenablage erschienen, mit dem FP-Sign jetzt auch direkt in DATEV integriert wird.
Sie können Dokumente ab sofort direkt aus dem DATEV-Arbeitsplatz zum Signieren in das FP-Sign-Portal übermitteln, um diese zu signieren oder Ihre Mandanten signieren zu lassen.
Ist der Signaturvorgang abgeschlossen, wird das fertige signierte Dokument auch direkt wieder zurück in DMS / Dokumentenablage übertragen.
Damit ist jetzt ein konsistenter Workflow rund um das Signieren von Dokumenten möglich.
Die wichtigsten Neuerungen aus dem ersten Halbjahr 2023
Ausblenden der Metadaten unter der Signatur
Bisher wurden unter dem jeweiligen Unterschriftenbild die Metadaten (Vor- und Nachname des Unterschreibers und das Datum der Unterzeichnung) mit ausgewiesen. Seit Mai 2023 ist diese Variante jetzt auch optional abwählbar. Ein wichtiger Schritt, da sehr viele Kanzleien den Wunsch geäußert haben, den Klartext und das Datum zu entfernen. Natürlich hat das keine Auswirkung auf die Gültigkeit der Signatur. Die Metadaten werden weiterhin an der Signatur mitgeführt und können ausgelesen werden.
Platzhalter in Dokumentenvorlagen
Die Platzhalterfunktion in Dokumentenvorlagen ermöglicht eine automatische Erkennung, WO und WER unterschreiben muss. Somit können wir im Kanzleieinsatz die Vorarbeiten zur Unterschrift nach der Anpassung der Vorlagen noch einmal deutlich reduzieren. Bei der Anpassung Ihrer Vorlagen und der Prozessanpassung stehen wir Ihnen gern mit Rat und Tat zur Verfügung.
Über FP Sign
FP Sign wurde von der FP Digital Business Solutions GmbH in Deutschland entwickelt, ein auf digitale Signaturen spezialisiertes Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG (FP). Die Signaturlösung nutzt vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Rechenzentren in Deutschland.
Wollen auch Sie den nächsten Schritt in der Digitalisierung gehen und die Außenwirkung gravierend verändern, dabei auch noch prozessoptimiert und zeitsparend arbeiten? Dann warten Sie nicht länger und genießen Sie eine individuelle, auf Sie abgestimmte Onlinepräsentation.
Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme und besprechen die für Sie individuellen Möglichkeiten.