Sie setzen Brother-Scanner der Reihen ADS-2400/2800/3000/3600 oder Multifunktionsgeräte zum Scannen ein? 

Dann lesen Sie hier,... 

Viele Brother-Scanner und Multifunktionsgeräte können um eine Barcode- oder QR-Code-basierte automatische Dokumentenverarbeitung erweitert werden. 

Das Brother Barcode Utility ist eine Lösung, die auf Ihrem Server läuft, Barcodes oder QR-Codes erkennt und die Dokumente dadurch definierten Workflows unterzieht. 

Anhand der erkannten Codes kann das Tool gescannte Dokumente trennen, konvertieren, umbenennen und in definierte Zielordner speichern. 

Das automatische Trennen ist ein typischer Anwendungsfall für das Scannen im Posteingang. 
Niemand muss mehr am Scanner stehen und die Dokumente einzeln einscannen oder das zeitraubende und fehlerträchtige Trennen und Heften im Dokumentenkorb oder DATEV Unternehmen online entfällt. 

Der Posteingangsstapel wird einfach mit QR-Code Trennblättern gespickt (prinzipiell sind auch Stempel oder Aufkleber auf der ersten Seite möglich) und im Stapel eingescannt. Im Dokumentenkorb kommen die Dokumente fertig getrennt an und müssen nur noch verarbeitet werden. Das lästige und fehleranfällige manuelle Trennen/Heften entfällt. 

Der QR-Code kann dem Tool auch direkt mitteilen, in wessen Scanordner das Dokument landen soll. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für jeden Benutzer einzelne Scanziele am Gerät zu verwalten. Jeder Benutzer bekommt einfach seine eigenen Trennblätter. Die Trennblätter lassen sich unkompliziert individuell mit einer Word-Vorlage erstellen. Und natürlich können Dokumente mit unterschiedlichen Trennblättern gemischt eingescannt werden. 

Ein anderer Anwendungsfall könnte das vorbereitende Scannen von Belegen für DATEV Unternehmen Online sein. Hier definieren die Trennblätter das richtige Zielverzeichnis (z.B. Mandant\Belegtyp im zentralen Scanverzeichnis) und das Belegtransfertool von DATEV überträgt die gescannten Dokumente automatisch. 
Der ganze Sortieraufwand beschränkt sich also auf das Einsortieren der richtigen Trennblätter oder des Stempels/Aufklebers. 

Übrigens bietet Brother auch Etikettendrucker an, mit denen solche Aufkleber einfach erstellt werden können. Stellen Sie sich einfach mal vor, sie gäben Ihrem Mandanten eine Rolle mit den passenden Aufklebern und er präpariert die Belege bereits entsprechend. 

Für die beiden oben genannten Szenarien haben wir fertige Workflow-Vorlagen erstellt, sodass hier kein großer Implementierungsaufwand entsteht. Wir können aber gerne auch gemeinsam Workflows erarbeiten, die Ihre ganz individuellen Bedürfnisse abdecken.  

Hier finden Sie eine Beschreibung des Tools: Barcode Utility | Brother 

Was brauchen Sie dafür: 

Das kostenlose Brother Barcode Utility (wird auf dem Windows-Server installiert, der die Scanverzeichnisse zur Verfügung stellt).  

Einen oder mehrere kompatible Brother-Scanner oder Multifunktionsgeräte (mit anderen Scannern ist es nicht nutzbar) 
https://www.brother.eu/-/media/pdf/de/upgrades/upgrades-kompatible-modelle-2020.pdf 

Diese Funktion setzt voraus, dass der Scanner mit der Scan2Folder Funktion betrieben wird (das dürfte in den allermeisten Fällen so sein). 

Die Freischaltung der Funktion auf den Geräten (ca. 200 € pro Gerät). 

Die Konfiguration der Workflows - Dienstleistung nach Aufwand. 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns, wir besprechen den Aufwand und erstellen Ihnen ein passendes Angebot. 

Oder darf es etwas mehr sein? Dann schauen Sie sich die Scannerbox an.  
Diese basiert auf einem deutlich leistungsfähigeren Scanner. Statt per Trennblätter wählen Sie hier das Scanziel direkt am Gerät per Touchscreen aus. Die Übermittlung erfolgt an den Dokumentenkorb des jeweiligen Mitarbeiters ins DATEV DMS oder Unternehmen online per DATEV-Schnittstelle (es ist kein PC oder Server notwendig). Kurzum: die scannerbox. ist eher das Gerät Ihrer Wahl, wenn’s um hochvolumiges und schnelles Scannen von Belegen jeglicher Art ins DATEV DMS oder DATEV Unternehmen online geht. Wie auch bei der Lösung von Brother verfügt die scannerbox. über eine Funktion zur Seitentrennung bei der Massenverarbeitung und liefert die Belege entsprechend sortiert an das gewählte Ziel. Das lästige und zeitaufwendige Heften im DATEV DMS und DATEV Unternehmen online entfällt somit.