MyDATEV Kanzlei – Effiziente Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant

Mit MyDATEV Kanzlei, verfügbar seit Januar 2025, stellt DATEV ein modernes, cloudbasiertes Portal vor, das den digitalen Austausch zwischen Steuerkanzleien und Mandanten signifikant optimiert. Es erweitert das MyDATEV Portal um zentrale Kommunikationsfunktionen – jederzeit und überall nutzbar.

Aktuelle Funktionen: Was MyDATEV Kanzlei heute schon bietet

Sicherer Dokumentenaustausch

• Dokumente können per Drag-&-Drop hochgeladen und zentral ausgetauscht werden – sicherer als E-Mail, ohne zusätzliche Verschlüsselung erforderlich.
• Durchsuchbare Dokumentbestände erleichtern das Handling.

Nachrichten & Kommunikation

• Nachrichten und Unterhaltungen lassen sich direkt im Portal starten – auch im Kontext von Dokumenten oder Aufgaben.

Aufgabenmanagement

• Kanzleien können Aufgaben an Mandanten zuweisen – inklusive Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit.

Digitaler Freigabeprozess

• Steuererklärungen, EÜR oder E-Bilanzen lassen sich direkt aus DATEV-Fachanwendungen zur Freigabe versenden. Mandanten werden per Portal oder E-Mail informiert, können online freigeben, mehrere Freizeichner und die Erinnerungsfunktion sind ebenfalls integriert – der bisherige Dienst „DATEV Freizeichnung online" wird ersetzt.

Technische Basis & Nutzerfreundlichkeit

• Zugriff erfolgt über Zwei-Faktor-Authentifizierung (SmartCard oder SmartLogin), gesichert und geschützt im deutschen DATEV-Rechenzentrum.
• Automatische Updates, keine lokale Installation nötig. (Ausgenommen das DATEV Sicherheitspaket.)

Integration in das MyDATEV Portal

• MyDATEV Kanzlei ist Teil des MyDATEV-Ökosystems und bietet komfortable Navigation zu anderen DATEV-Cloud-Anwendungen wie „Meine Steuern", „Unternehmen online" oder „Personal-Benchmark online".

Vorteile im Überblick: Für Kanzleien und Mandanten

• Zentraler Arbeitseinstiegspunkt: MyDATEV Kanzlei fungiert als digitaler Einstiegspunkt in den Kanzleialltag – intuitiv und effizient.
• Mehr Effizienz & weniger Aufwand: Alle Kommunikations- und Freigabeprozesse laufen gebündelt über eine einzige Plattform.
• Sicherheit & Datenschutz: Alle Interaktionen laufen verschlüsselt über das DATEV-Rechenzentrum in Deutschland, Anmeldung mittels SmartCard oder SmartLogin.
• Flexibilität & Mobilität: Nutzung auf allen Endgeräten, mit automatischen Updates.
• Klarheit & Transparenz: Reduziert E-Mail-Chaos und schafft nachvollziehbare Prozesse zwischen Kanzlei und Mandanten.

Zukünftige Entwicklungen: Was kommt bis Ende 2025?

a) Funktionale Erweiterungen (laut offizieller Quelle)

• Rechtekonzept: Einführung differenzierter Zugriffsrechte auf Kanzlei- und Mandantenseite, um sensible Informationen noch gezielter zu steuern (erste Ausbaustufe).
• Textbausteine: Unterstützung für eine effizientere und konsistente Kommunikation durch wiederverwendbare Standardtexte.
• Erweiterte Integration: Schrittweise Anbindung weiterer leistungserstellender Anwendungen, beginnend mit DATEV Meine Steuern.

b) Strategischer Rahmen & Cloud-Transformation

• DATEV treibt die Cloud-Transformation konsequent voran. MyDATEV Kanzlei wird dabei zum zentralen Bestandteil des Ökosystems und bildet die Grundlage für künftige Entwicklungen in den Bereichen KI-gestützte Prozesse, offene Schnittstellen und eine noch engere Vernetzung mit Partnerlösungen.

c) Praxisbegleitung & kontinuierliche Weiterentwicklung

• DATEV legt großen Wert auf eine aktive Begleitung der Kanzleien im digitalen Wandel. Dies zeigt sich nicht nur in der technischen Weiterentwicklung, sondern auch in praxisnaher Unterstützung rund um Nutzerführung, Akzeptanz und Change-Management.
• Durch regelmäßige Webinare, Schulungen und Praxisberichte erhalten Kanzleien frühzeitige Einblicke in neue Funktionen – etwa zur verbesserten Steuerung der Kommunikation, zu Freigabeprozessen oder zu Bestell-Workflows – und können diese direkt in ihre Abläufe integrieren.

MyDATEV Kanzlei wird in Zukunft zweifellos ein zentraler Baustein für eine strukturierte, sichere und digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten im DATEV-Ökosystem sein. Schon heute bietet es umfassende Funktionen für Dokumentenaustausch, Nachrichten, Aufgaben und digitale Freigabeprozesse – alles in einer cloudbasierten, benutzerfreundlichen Lösung.

Auch die Zukunft sieht vielversprechend aus: Rechtemanagement, Textbausteine, tiefere Integration in Fachanwendungen sowie digitale Begleitung und Onboarding zeigen, dass DATEV klare Pläne hat, um MyDATEV Kanzlei noch leistungsfähiger und zentraler für den Kanzleialltag zu machen.

Gleichzeitig muss klar sein: Wir sprechen vom heutigen Ist-Zustand und einer Prognose für die nächsten Jahre – bis der volle Funktionsumfang erreicht ist. Viele Herausforderungen in der Mandantenkommunikation und Zusammenarbeit sind bereits heute vorhanden und erfordern sofort wirksame Lösungen.

Daher stellt sich die strategische Frage:
Braucht jedes Mandat wirklich MyDATEV Kanzlei, oder ist für bestimmte Mandantenprofile ein alternatives Produkt – wie KanzleiDrive, kanzlei.land oder DRACOON – die bessere Wahl? In manchen Fällen kann auch die direkte Nutzung von DATEV-Schnittstellen aus dem führenden System der Mandanten eine schlankere, effizientere und kostengünstigere Option darstellen.

Kosten-Nutzen-Effekt nicht vergessen:
MyDATEV Kanzlei ist für viele Kanzleien ein logischer Schritt, wenn Standardisierung, zentrale Steuerung und tiefe DATEV-Integration im Vordergrund stehen. Bei speziellen Mandantenanforderungen oder etablierten individuellen Workflows kann jedoch eine Alternativlösung organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoller sein.

Fazit aus Beratersicht:
Es geht nicht um Richtig oder Falsch! Es geht einzig, allein um den Prozess. Die Entscheidung sollte nicht pauschal, sondern gezielt anhand von Prozesskompatibilität, Integrationsgrad und tatsächlichem Effizienzgewinn getroffen werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Technologie nicht Selbstzweck ist, sondern echten Mehrwert für Kanzlei und Mandanten schafft.

Alternative Lösungen für die kollaborative Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und den Mandanten