Gerade wenn ich auf weiten Reisen bin, fällt es mir besonders auf. Wir telefonieren „anders“. Während bei vielen von uns das Telefonieren von Angesicht zu Angesicht verpönt ist oder in der Öffentlichkeit gerade als störend empfunden wird, sitzen andere Nationen vollkommen ungehemmt in der Hotellobby oder in der Bahn mit vorgestrecktem Arm vor laufender Kamera. Wir dagegen halten das Telefon ans Ohr oder sind per Kopfhörer mit dem Gerät in der Hosentasche verbunden.

Ist das nun eine Frage der Mentalität, anerzogener Datenschutz oder Angst von sich zu viel seiner Umwelt preiszugeben? Oder können wir diese oft privat genutzte technische Errungenschaft auch professionell beruflich nutzen? Wer schaut mit zu und wo liegen meine Daten? Was kostet es mich? Und auf was sollte ich beachten? Gerade in den letzten Tagen erreichen uns immer mehr Anfragen zu diesem Thema. Grund für uns für Sie zu testen und zu berichten:

Also erstes sollte man sich darüber klar sein, was man tun möchte:

  1. Mit einem oder mehreren Gesprächspartnern von Angesicht zu Angesicht sprechen?
  2. Etwas präsentieren, vorführen oder zeigen?
  3. Auf den Monitor des Gegenübers zugreifen?
  4. Von welchem System möchte ich arbeiten? Mobiles Endgerät oder PC?

Es macht in der Regel keinen Sinn die Videokonferenz auf einem ASP-System oder Terminalserver zu nutzen. Führen sie Ihre Konferenz immer auf dem lokalen System oder einem Mobilen Endgeräten durch.

Auf dem Markt finden sich verschiedenste Anbieter und Produkte mit unterschiedlichstem Leistungsumfang:

Skype

Ein Urgestein der Videotelefonie ist Skype: Vor 17 Jahren startete der Instant-Messaging-Dienst, und löste schnell ICQ und AOL Messenger ab. Seit 2011 gehört Skype zu der Microsoft Familie.

Die Skype-Anrufe sind grundsätzlich kostenlos. Solange Sie andere Skype-Nutzer anrufen oder mit ihnen chatten. Auch für Videotelefonate fallen keine Kosten an. Kostenpflichtig wird es erst, wenn Sie eine Festnetznummer oder Handynummer anrufen möchten oder statt dem Chat eine SMS verschicken möchten. Eine Registrierung ist für den Gesprächsempfänger nicht nötig. Man kann diesem eine Einladung (Link) zu einem Gespräch senden. Der Gesprächspartner muss aber das Programm oder die App herunterladen. Jedoch können Android, IOS sowie Mac und Windows bedient werden. Gastkonten sind nach dem Start 24 Stunden gültig. Die Gesprächsdauer ist unbegrenzt. Desktop-Sharing ist hier jedoch nicht möglich. Und auch die Bildqualität lässt manchmal zu wünschen übrig

Microsoft Teams

Microsoft Teams gehört, wie der Name schon sagt ebenfalls zu der Microsoft Familie. Die Anmeldung erfolgt auch über ein Microsoftkonto. Anders als bei Skype, kann man hier jedoch auch seinen Monitor seinem gegenüber anzeigen beziehungsweise den Monitor des Gesprächspartners und diesen auch fernsteuern. Weiterhin kann man diversen Gruppen (Teams) angehören und hierzu seine Gesprächspartner einladen. So sieht ein Mitglied einer Gruppe nicht die Teilnehmer einer anderen Gruppe.

Zoom

Zoom erfreut sich gerade bei Geschäftskunden großer Beliebtheit. Da hier der Datenverbrauch bei mobilen Daten sehr gering ist. Zoom bietet neben dem kostenfreiem Basic Modul noch drei weitere Module an. Es können auch hier alle Endgeräte, egal ob lokal oder mobil, verwendet werden. Im Unterschied zu den Microsoftprodukten kann man mit Zoom jedoch einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen. In diesen sind zudem auch die sog. EU-Standardvertragsklauseln integriert.

Link für Datenschutzinfos: https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html 

Bei den vorangegangenen Produkten sollten die datenschutzrechtlichen Aspekte vor Nutzung geprüft werden. Im Zweifel fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten. Auch die aktuelle Diskussion rund um Zoom ist nicht an uns vorbei gegangen. Mehr dazu erfahren Sie in folgendem Artikel auf Golem.de 

GoToMeeting

Das Produkt GoToMeeting ist vielleicht schon einigen Kunden von unseren Präsentationen bekannt. Die Anwendung ist dem Zoom sehr ähnlich und hat je nachdem zu welchem Paket man greift, viel Zubehör im Gepäck. Auch die die Einhaltung der DSGVO hat sich LogMeIn (das Unternehmen hinter GoToMeeting) auf die Fahne geschrieben. Sprach- und Bildqualität unterscheiden sich nicht von Zoom. Auch hier sind Konferenzen oder Webinare möglich.

Link Für Datenschutzinfo: https://www.logmeininc.com/de/gdpr/gdpr-compliance

WhatsApp

Als letztes sollte das inzwischen fast auf jedem Handy vorhandene WhatsApp nicht unerwähnt bleiben. Jedoch ein großes Manko ist der Datenschutz. (WhatsApp gehört inzwischen der Firma Facebook)

Auch sind Sprach- und Bildqualität nicht wirklich für berufliche Zwecke geeignet. Auch wenn es möglich ist WhatsApp über den PC zu nutzen, kann eine Videotelefonie so nur unzureichend abgehalten werden. Daher eignet sich dieses Tool eher für private Zwecke.

Zusammenfassung 

In diesem Rahmen können wir nur auf eine kleine Auswahl näher eingehen. Natürlich gibt es noch zahlreiche andere Anbieter wie BlueJeans (keine Fernkontrolle möglich), Fastviewer, Webex (Anbieter: Cisco), Blizz (von Teamviewer), etc., die sich auf dem Markt tummeln.

Bevor man jetzt frisch, fröhlich und frei in das Gespräch geht, sollten einige Dinge vorab getestet und beachtet werden. Hier 4 „WIE`s“, Fragen, die Sie sich stellen sollten, um ein professionelles Auftreten zu gewährleisten:

  1. Wie gut ist meine Internetverbindung?
    Um einen ständigen Wechsel zwischen WLAN und mobilen Daten zu vermeiden, evtl. eines von beiden ausschalten. Dadurch können Störungen verhindert werden.

  2. Wie ist das Mikrofon eingestellt oder benötige ich ein Headset bzw. eine Freisprecheinrichtung?
    Gerade bei Bluetooth Headsets kommt es öfters zu Problemen. Fast alle Anbieter haben die Möglichkeit einen Testanruf durchzuführen. Hier kann Klang, Hall und Echo überprüft werden. Machen Sie vor der Konferenz davon Gebrauch. Sollten mehrere Teilnehmer an dem Meeting teilnehmen ist es sinnvoll, dass Teilnehmer die gerade nicht sprechen ihr Mikrophon stumm schalten. Gerade wenn das Gespräch länger dauert, sollte es beim Gesprächspartner angenehm klingen. Bitte prüfen Sie auch, ob es Hintergrundgeräusche gibt. Ideal ist ein geschlossener Raum.

  3. Wie ist meine Kamera positioniert?
    Dass das Tablet nicht flach auf dem Tisch liegen soll, erschließt sich wohl jedem. Aber auch Gegenlicht kann für den Gesprächspartner unangenehm sein. Auch sollte, gerade in Zeiten vom Homeoffice, auf den Hintergrund geachtet werden wie Regale, Bücher und Privates wobei ein zu steriles Ambiente auch nicht optimal ist. Manche Systeme könne auch den Bildhintergrund verschwimmen lassen. Bitte achten Sie auch auf die Beleuchtung. Wenn sie für Videokonferenzteilnehmer nur als dunkler Schatten wahrnehmbar sind, fühlen diese sich vielleicht wie in einem Krimi beim Verhör. Der große Vorteil bei der Videotelefonie ist der „persönliche“ Kontakt. Mimik, Gestik und Reaktionen sollten gut erkennbar sein.

  4. Wie sitzt meine Kleidung bzw. Wieviel sieht man von mir?
    Persönlich ist mir aufgefallen, gerade rosafarbene Kleidung sieht irgendwie unangezogen aus. Wir sind keine Influencer oder Werbebotschafter, aber auch der heimische Couchlook sollte bei Geschäftsterminen Tabu sein. Tragen Sie das, was sie auch bei einem vor Ort Termin tragen würden. Denken Sie bitte daran, sollten sie während einer Meeting Pause kurz aufstehen, sieht man auch mehr als bis zur Tischplatte. Also vorher Kamera aus oder vorher Business Look komplett anziehen. :-)

 

Der Rest ist dann Erfahrung. Vermeiden Sie sich ins Gesicht zu fassen, am Freisprechkabel mit dem Mikro spielen, Kinderlachen oder Fernsehergeräusche aus dem Hintergrund. Kleine Pannen können aber auch mal das Gespräch lockern. Und denken Sie bei längeren Meetings auch immer wieder an regelmäßige Pausen.

Auch die DATEV hat sich mit dem Thema auseinandergesetzt:

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/informationsseite-zum-coronavirus/tipps-und-hinweise-im-umgang-mit-den-folgen-des-coronavirus/videokonferenzsysteme/

https://www.datev-community.de/t5/IT-Club/Tipps-und-Tricks-zu-Videokonferenzsystemen/m-p/141780

Viel Spaß und gutes Gelingen bei der Beratung aus der Ferne und hoffentlich auch bald wieder persönlich.