scannerbox. - Die Scan-Revolution für Kanzleien

Digitalisierung und Kundenbindung vor Ort, passt das zusammen? Na klar, mit der scannerbox. Kanzlei 100 / 120 PRO und der KI Unterstützung OSIRIS und RA.

Kanzleien stehen heute mehr denn je vor der Herausforderung, digitale Prozesse mit persönlicher Betreuung zu vereinen. Die Durchmischung der Mandanten ist im Zeitwandel der Digitalisierung so unterschiedlich wie noch nie - von voll digitalen Wunschmandanten bis hin zu den noch absolut analogen Nomaden. Dazu kommt die goldene Mitte, die irgendwie anliefert, irgendwie digitalisiert, aber trotzdem nicht so, dass es wirklich Zeit einspart und Ihrer Steuerkanzlei weiterhilft. Vergessen wollen wir aber auch nicht die Mandanten, die heute keine Kanzlei mehr annehmen möchte - keine Ressourcen, zu klein, nicht digital. Was ist, wenn wir Ihnen sagen, dass es nur eine Frage der Ausrichtung, der Prozessorganisation und der Einsatz der entsprechenden Tools ist. Wenn die Möglichkeit da wäre und wir nur ein bisschen in KI-Personal investieren müssen. KI-Personal, welches die repetitiven Aufgaben übernimmt und Ihre Mitarbeiter entlastet und mehr in die Mandanten Betreuung gehen lässt. Klingt das interessant? Dann möchten wir Ihnen heute „einen“ Baustein für die Umsetzung vorstellen.

Die scannerbox. Kanzlei 100 / 120 PRO zeigt, wie einfach das gehen kann: Modernste Scan-Technologie trifft auf intuitiven Workflow mit KI – direkt am Kanzlei-Standort.

Belege digitalisieren? Ganz ohne Aufwand – für Kanzlei und Mandant.

Drei Wege zur perfekten Zusammenarbeit:

• Variante 1: Der klassische Pendelordner.
  Mandanten bringen ihre gewohnten Ordner mit – die Belegverarbeitung übernimmt die Kanzlei. Sehr einsteigerfreundlich für Mandanten, zeitintensiv und teuer für Ihre Kanzlei.
• Variante 2: Der optimierte Pendelordner.
  Mandanten nutzen einen speziell vorbereiteten Ordner mit QR-codierten Trennblättern. Die Mandanten sortieren die Belege einfach entsprechend den Belegtypen, stempeln die erste Seite jedes Belegs – fertig. Etwas anspruchsvoller für Mandanten, relevante Zeitersparnis für Ihre Kanzlei.
• Variante 3: Vollautomatisch mit OSIRIS – ohne Trennblätter oder Stempel.
  Mit OSIRIS erledigt die scannerbox. die Belegtrennung komplett automatisch – ganz ohne vorbereitete Trennblätter oder Stempel. Ihre Mandanten haben nahezu keine Vorarbeit und Ihre Kanzlei nur eine minimale Nacharbeit zu leisten.

Ein weiteres absolutes Highlight ist das Weiterleiten von E-Mails mit Belegen Ihrer Mandanten. Sie kennen es sicher: Ihr Mandant schickt Ihnen eine Mail mit einem PDF-Anhang. In diesem PDF befinden sich aber insgesamt 50 Rechnungen zusammengefasst zu einem Dokument. Zur Weiterverarbeitung müssen Sie jetzt dieses Dokument mit einem geeigneten Programm in einzelne Belege aufteilen und Ihrer DATEV Anwendung zur Verfügung stellen. Über die aufgewendete Zeit für diesen Vorgang wollen wir jetzt nicht sprechen. Stellen Sie sich aber einmal vor, Sie leiten diese E-Mail an die scannerbox. 100/120 PRO weiter und die KI Software OSIRIS erledigt den oben erläuterten Ablauf in Sekunden. Eine Arbeitserleichterung und Zeitersparnis vor allem für Ihre Mitarbeiter und ein Service für Ihre Mandanten.
Ab dem Modell scannerbox. Kanzlei 120 PRO verfügt das System auch über einen Imprinter. Mit dem Imprinter können Sie auch direkt einen Vermerk auf die digitalisierten Belege aufdrucken, um Doppelungen bei digitalisierten Belegen zu vermeiden und so dem Mandanten einen Hinweis zur Selbstprüfung geben, ob Belege schon in der Kanzlei abgegeben wurden oder nicht.

Dank intelligenter Bildoptimierung erhalten Sie eine gleichbleibend hohe Dokumentenqualität. Integrierte Optimierungsfunktionen: Verunreinigungen oder physische Spuren wie zerknitterte bzw. eingerissene Belege oder Lochungen werden digital korrigiert, schief ausgedruckte Belege automatisch begradigt. Kassenbelege auf Umweltpapier sichtbar gescannt. So entstehen saubere, gut lesbare digitale Belege – ideal für die digitale Weiterverarbeitung und für Ihre Archivierungsprozesse wie die Ablage im DATEV DMS oder das ersetzende Scannen.

Nahtlose Integration mit DATEV – und mehr!

Ob DATEV Unternehmen online, DATEV DMS, DATEV Meine Steuern oder Ihre eigene individuelle Ablagestruktur – die scannerbox. Kanzlei Systeme sorgen dafür, dass Ihre Belege genau dort ankommen, wo Sie sie benötigen.

OSIRIS – intelligente Belegtrennung auf KI-Basis

Mit der exklusiv für die scannerbox. Kanzlei Systeme entwickelten KI Software OSIRIS revolutionieren Sie Ihre Scanprozesse:

• KI-basierte Gewichtung jeder Seite zur intelligenten Belegtrennung
• Lernfähiges System durch manuelle Korrekturen und Nutzungserfahrung
• Perfekte Ergänzung zu DATEV DMS, DATEV Meine Steuern & Co.

Was ändert sich?

• Für die Kanzlei: Enorme Zeitersparnis durch Wegfall des manuellen Stempelns
• Für die Anwender: Kein Unterschied in der Bedienung – der Workflow bleibt gleich
• Für die Sicherheit: Alle Daten bleiben lokal auf Ihrer scannerbox.

KI-Vorkategorisierung mit RA für DATEV Meine Steuern

Mit der neuesten Erweiterung unterstützt das scannerbox. Kanzlei System Ihre Kanzlei jetzt auch bei der automatisierten Vorkategorisierung steuerrelevanter Belege direkt beim Scanvorgang – dank künstlicher Intelligenz (RA).

Was bedeutet das für Ihre Kanzlei?

• Relevante Belege werden bereits beim Einscannen erkannt und in die Hauptkategorie von DATEV Meine Steuern vorsortiert.
• Sie sparen wertvolle Zeit bei der Vorbereitung für DATEV Meine Steuern, da die KI die Belege automatisch vorsortiert und kategorisiert.
• Ihre Mandanten erleben eine noch komfortablere Zusammenarbeit ohne Vorsortierung der Bescheide oder Trennblätter im Pendelordner zur Kategorisierung.

Mandant Connect II – Die smarte Verbindung zwischen Kanzlei und Mandant

Mit der Mandant Connect II erweitern Sie Ihre scannerbox. um eine intelligente Schnittstelle für den Einsatz direkt beim Mandanten. So können Belege bereits vor Ort digitalisiert und sicher an die Kanzlei übermittelt werden – ohne Medienbrüche, ohne Umwege.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Direktes Scannen vor Ort – geeignet für verschiedene Einsatzszenarien, z. B. bei regelmäßigem Belegaufkommen oder mehreren Standorten.
• Sichere Datenübertragung – verschlüsselt und direkt an die gewünschte DATEV-Anwendung oder Ihre eigene Ordnerstruktur.
• Einfache Bedienung – dank Touchscreen und klarer Benutzerführung auch ohne IT-Vorkenntnisse

Ob zur Entlastung der Kanzlei oder als Zusatzangebot für Ihre digitalen Mandanten – mit der scannerbox. Mandant Connect II bringen Sie Ihre Zusammenarbeit auf das nächste Level.

Fazit: Die scannerbox.-Produkte sind mehr als nur ein Scanner

Die scannerbox. ist Ihre digitale Schnittstelle für Belege, Ihr Prozessbeschleuniger und Ihr Kundenbindungstool in einem. Sie verbindet analoge Gewohnheiten mit digitalen Workflows – effizient, sicher und zukunftsorientiert.

Interesse geweckt?

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