Wer braucht eine Verfahrensdokumentation? Ist diese überhaupt Pflicht? Wie erstellt man diese und was muss man dabei beachten? Viele Fragen, die Sie sich stellen sollten und auch müssen, wenn Sie noch keine Verfahrensdokumentation haben. Wie die Erstellung zu erfolgen hat, ist klar in der GoBD geregelt. Aber was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation? Erfahren Sie mehr in unseren heutigen Beitrag. Bewusst verzichten wir hier auf tiefe Einzelheiten, sondern betrachten das Thema als Ganzes, um Ihnen die Wichtigkeit aufzuzeigen
In unserer conNect Kurier Ausgabe 3 haben wir Sie über die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) informiert. Die Wichtigkeit der Gesamtbetrachtung ist ja bereits allen vertraut. Heute möchten wir Ihnen einen tieferen Einblick in dieses Thema geben und nehmen das Herzstück der GoBD unter die Lupe, die Verfahrensdokumentation der Buchhaltung. Lassen Sie uns aber zunächst ein paar grundlegende Fragen klären.
Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Bei einer Verfahrensdokumentation geht es im Wesentlichen um die Transparenz im Bereich der IT-gestützten Buchführung inklusive der vor- und nachgelagerten Systeme und Prozesse. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die zu Grunde liegende IT-Infrastruktur und deren Benutzerrollen, sowie die Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. Diese wird dem Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung von der Finanzverwaltung abverlangt, um den Betriebsprüfern nachvollziehbar darzulegen, wie im zu prüfenden Unternehmen steuerrelevante Daten oder Belege erzeugt, verarbeitet und archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation kann aus mehreren Teildokumenten bestehen und beschreibt den „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“ der digitalen und papierhaften Belegverarbeitung.
Die Verfahrensdokumentation kann man mit einem Handbuch vergleichen - eine Betriebsanleitung für den Betriebsprüfer, damit dieser die steuerrelevanten Abläufe und Datenverarbeitungssysteme besser verstehen und durchdringen kann.
Eine Verfahrensdokumentation dient jedoch insbesondere auch dazu, die buchhaltungsrelevanten Abläufe im Unternehmen für alle Mitarbeiter transparent und verbindlich zu machen und damit allen Beteiligten mehr Sicherheit zu geben.
Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?
Die Finanzverwaltung fordert von jedem Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen, der seine Buchhaltung bzw. die vor- und nachgelagerten Tätigkeiten ganz oder teilweise IT-gestützt abwickelt, eine Verfahrensdokumentation. Hierbei ist es nicht relevant, ob dieser zu einer einfachen oder doppelten Buchführung verpflichtet ist. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen sowohl Groß- und Kleinunternehmen als auch Freiberufler und Selbstständige - eben jeden der Gewinneinkünfte erzielt.
Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation?
Die GoBD verlangt, dass die Verfahrensdokumentation den Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie die Ergebnisse der steuerrelevanten Datenverarbeitungsverfahren vollständig beschreibt. Dies betrifft sowohl den Einsatz von Hard- als auch von Software inklusive aller Vor- und Nebensysteme, die mit buchhaltungsrelevanten Daten in Zusammenhang stehen. Beschrieben werden muss somit zum einen der organisatorische Prozess als auch die im Buchhaltungsprozess eingesetzten IT-Systeme und deren Schnittstellen.
Die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation sind:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
- Internes Kontrollsystem (IKS)
Das klingt doch erst mal nicht so kompliziert, oder? Natürlich ist es nicht ganz so einfach und es gibt sehr viele Dinge zu beachten. Lassen Sie federführend eine Verfahrensdokumentation z.B. über uns erstellen, liegen die Kosten vermutlich zwischen 900 € bis 6.000 €, das variiert nach Unternehmensgröße und Komplexität. Natürlich kann das bei spezielleren Ausführungen auch ein höherer Kostenfaktor werden. Sie können die Verfahrensdokumentation als Unternehmen natürlich auch allein erstellen oder als Beratungsleistung Ihre Mandanten dabei unterstützen, nur sollten hierbei keine Prozesse außer Acht gelassen werden. Die Konsequenzen einer fehlerhaften, unvollständigen oder gar fehlenden Verfahrensdokumentation können variieren. In diesen Fällen wird oft mit der Nachschätzung oder Verwerfung der Buchführung gedroht. Nach Randziffer 155 des aktuellen BMF-Schreibens vom 28.11.2019 zur GoBD soll eine fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation grundsätzlich keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht darstellen, der zum kompletten Verwerfen der Buchführung führt. Dies soll zumindest so lange gelten, wie die grundsätzliche Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit hierdurch nicht beeinträchtigt wird. Solche Diskussionen sollte man aber erst gar nicht aufkommen lassen und die Verfahrensdokumentation entsprechend aufbereiten.
Für die Erstellung der Verfahrensdokumentationen empfehlen wir Ihnen softwaregestützte Systeme. Hier haben wir eine Auswahl verschiedener Anbieter für Sie getroffen, die je nach Bedarf des Unternehmens eingesetzt werden können. Bei der Entscheidungsfindung helfen wir Ihnen selbstverständlich gern. Mit dem richtigen System sind Sie in der Lage, die Verfahrensdokumentation selbst kinderleicht zu erstellen und können gegebenenfalls nur einzelne Themen ganz einfach online an Externe, wie Steuerberater oder IT-Dienstleister, zur Bearbeitung weiterleiten. Das spart Zeit und Geld und schont Ihre Nerven. Eine genauere Ausführung hierzu geben wir Ihnen gern in einem persönlichen Gespräch, um auch Ihren Bedarf hierzu zu ermitteln. Egal ob Sie eine Verfahrensdokumentation von uns erstellen lassen möchten, Sie Unterstützung bei der Erstellung einzelner Passagen der Verfahrensdokumentation benötigen oder Sie einfach ein Beratungsgespräch wünschen, um richtig mit diesem Projekt beginnen zu können, Ihre conNect steht Ihnen auch hier gern zur Verfügung.
Sie sind Steuerberater oder ein Beratungsunternehmen und möchten selbst aktiv Verfahrensdokumentationen erstellen oder dabei unterstützen? Gern stehen wir auch Ihnen hier zur Verfügung und durchlaufen mit Ihnen die Prozesse zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme und sprechen die für Sie individuellen Möglichkeiten gerne durch.