In unserer aktuellen dualen Welt switchen wir teilweise zwischen der lokalen DATEV-Umgebung und der DATEV-Online-Welt hin und her, ohne es als Anwender zu merken. Was wir sehen bzw. machen können, steuert die jeweilige Rechteverwaltung. Lokal ist es die Benutzer- und Rechteverwaltung, der wir schon in zwei Blogbeiträgen Aufmerksamkeit schenkten: Einstieg in die Benutzer- und Rechteverwaltung Teil 1 - Grundstruktur & Einstieg in die Benutzer- und Rechteverwaltung Teil 2 - Mögliche Vorgehensweise. In der Online-Welt ist es die RVO (Rechteverwaltung online), in der nochmals nach den Anmeldemedien unterschieden wurde. So durfte die DATEV SmartCard eines Mitarbeitenden teilweise mehr als der DATEV-Benutzer. Dies verursachte immer wieder Schwierigkeiten in den Kanzleien. Zum Beispiel kann der Mitarbeiter bei der digitalen Kommunikation mit dem Finanzamt über die Browseranmeldung Belege beim Finanzamt einreichen (hier greift das Recht der DATEV SmardCard). Vom DATEV-Arbeitsplatz erhält er jedoch eine Fehlermeldung (hier greift das Recht des DATEV-Benutzers). Damit macht DATEV nun Schluss!
Rechteträger soll künftig nicht mehr das Anmeldemedium sein, sondern die Person dahinter. Seit März 2022 schaltet die DATEV in Chargen einen neuen Umstellungsassistenten frei. Er hilft dem Administrator der Rechteverwaltung online bei der Umstellung auf die Person als Rechteträger. Der Zeitraum für die Umstellungsphase auf die Person als Rechteträger beträgt ca. 1 Jahr.
Dies verschafft eine immense Erleichterung bei der Administration, jedoch verstecken sich bei der Umstellung kleine Stolperfallen, die vor der Umstellung geprüft werden sollten.
Vorteile (und die liegen klar auf der Hand)
- Berechtigungen für DATEV SmartCard, DATEV mIDentity, DATEV SmartLogin, DATEV-Benutzer müssen nicht mehr mühselig mehrfach administriert werden.
- Die vergebenen Rechte greifen unabhängig davon, welches Anmeldemedium der Nutzende wählt.
- Der zeitliche Administrationsaufwand verringert sich.
- Es entsteht eine viel bessere Übersicht über die vergebenen Rechte.
Vorbereitung und mögliche Stolperfallen
Prüfen Sie vorab die Zugangsmedien, die von den Personen genutzt werden und wie diese betitelt sind.
Drei Beispiele aus der Praxis:
- Bei der Bestellung von DATEV Unternehmen online wurden zwei Medien für den Mandanten mitbestellt. Es wird ein DATEV SmartLogin für den Unternehmer bestellt und einde DATEV SmartCard für seinen Mitarbeiter. Da bei der Bestellung der Name des Mitarbeiters nicht bekannt war, wurden beide Medien auf den Namen des Unternehmers bestellt, jedoch wurden die Medien mit unterschiedlichen Rechten versehen. Folge der jetzigen Verschmelzung wäre, dass beide Medien die gleichen Rechte bekommen und somit der Mitarbeiter eventuell Lohnauswertungen sehen kann, die vorher auf seinem Medium nicht freigegeben waren.
- Auf den Namen des Kanzleiinhabers laufen diverse SmartCards (evtl. historisch gewachsen aus Berufsträger-SmartCard/Vollmachtsdatenbank, Standortadministration, Scannpoint o.ä.). Jedoch nur eine Karte, die bei der Kanzleileitung liegt, darf wirklich ALLES. Auch hier wären die Folgen, dass vorher gut geschützte Daten für Unberechtigte sichtbar wären.
- Kanzleimitarbeitende haben eine DATEV SmartCard für ihre Arbeit in der Kanzlei und einen DATEV SmartLogin für die DATEV Unternehmen Online-Präsentation beim Unternehmen. Auf diesem ist immer nur der Musterbestand oder das zu schulende Unternehmen freigegeben. Sollten nun die Medien zusammengeführt werden und der Kanzleimitarbeiter meldet sich beim präsentierenden Unternehmen vor Ort an, könnte der Unternehmer andere Mandate der Kanzlei sehen, die nicht für seine Augen bestimmt sind.
Sollte eines der Beispiele bei Ihnen zutreffen, sollten Sie vor der Nutzung des Assistenten handeln. Bestellen Sie zum Beispiel neue Medien oder lassen Sie die bestehenden einer neuen Person zuordnen. Achten Sie auch bei künftigen Bestellungen auf eine klare Zuordnung der Personen. Sollte dies bei manchen Unternehmen nicht möglich sein, vergeben Sie klare „Personennamen“, wie z.B. statt dem Vor- und Zunamen > Fr. Zahnarzt Empfang.
Bereits jetzt gilt:
- Personen, für die Sie ab jetzt ein Zugangsmedium bestellen, sind automatisch umgestellt. Die Berechtigungen beziehen sich nicht mehr auf das Zugangsmedium, sondern direkt auf die Person.
- Personen mit nur einem Zugangsmedium werden von DATEV automatisch umgestellt (voraussichtlich ab April 2022)
Woran erkennen Sie, dass für Sie bereits der Umstellungsassistent freigeschaltet wurde?
Wenn Sie auf der Startseite der RVO (Rechteverwaltung online) dieses Kästchen sehen, können Sie mit der Umstellung je Mitarbeiter starten.
