Erfolgreiche Whistleblowing Implementierung leicht gemacht – Mit Whistleblower Software meistern Sie die gesetzlichen Vorgaben im Handumdrehen.
Am 16. Dezember 2022 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) im Bundestag verabschiedet. Auf Grundlage der EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) wird Whistleblowern künftig ein besserer Schutz im beruflichen Umfeld, zum Beispiel vor Repressalien wie Kündigung oder Verleumdung gewährleistet. In der Plenarsitzung des Bundesrates vom 10. Februar 2023 erfolgte nun die Abstimmung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Der Bundestagsbeschluss hat hier allerdings nicht die erforderliche Zustimmung im Bundesrat erhalten. Bundesregierung und Bundestag haben nun die Möglichkeit, den Vermittlungsausschuss anzurufen und mit den Ländern über einen Kompromiss zu beraten. Da es eine Vorgabe einer EU-Richtlinie ist, sind diese in deutsches Recht umzusetzen. Somit ist lediglich die Entscheidung bis zur Kompromissfindung vertagt. In der ersten Stufe soll das Gesetz für alle Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden und ab dem 17. Dezember 2023 für alle Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden gelten.
Warum ist ein Whistleblowing-System für Ihr Unternehmen wichtig?
Wenn Sie sich für eine Whistleblower-Lösung entscheiden, die optimal auf Anwendung und Sicherheit ausgerichtet ist, erreichen Sie nicht nur die Einhaltung der neuen Vorschriften, sondern entwickeln auch eine Vertrauenskultur in Ihrem Unternehmen. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist ein positives Zeichen der Transparenz gegenüber potenziellen Mitarbeitern und der Gesellschaft.
Was ist ein Whistleblowing-System?
Ein Whistleblowing-System ist ein System, über das Mitarbeiter in einem Unternehmen aufgetretene oder laufende Verstöße melden können. Mitarbeiter können Vorfälle vertraulich oder anonym melden. Die Berichterstattung erfolgt über einen sicheren Kanal, um ihre Informationen zu schützen.
Das System ist meistens eine Online-Lösung, entweder eine Webseite oder ein anonymes Postfach, das von den anderen Kommunikationskanälen des Unternehmens getrennt ist. Auf diese Weise wird die Anonymität und Vertraulichkeit der Informationen des Mitarbeiters gewährleistet.
Beispielbild Fall-Management
Sehen Sie alle Fälle, die Ihnen zugewiesen sind, und verpassen Sie nie etwas Wichtiges.
Was muss das interne Whistleblower-System erfüllen?
- Hinweise müssen schriftlich, mündlich oder persönlich eingereicht werden – „persönlich“ umfasst nicht nur eine persönliche Zusammenkunft, sondern auch eine Bild- oder Tonübertragung.
- Innerhalb von sieben Tagen muss eine Bestätigung über einen eingegangenen Hinweis erfolgen und spätestens nach drei Monaten muss die Meldestelle den Hinweisgeber informieren, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind, um den Hinweis effektiv aufzuklären.
- Alle Hinweise müssen rechtskonform dokumentiert und organisiert werden.
- Allen Hinweisen muss nachgegangen werden – auch anonymen.
- Hinweisgeber können sich an eine interne oder an eine externe Meldestelle wenden – Unternehmen profitieren, wenn Hinweise über Missstände intern eingereicht werden und sollten daher die Meldestelle attraktiv gestalten und transparent kommunizieren.
- Der interne Meldekanal muss so gestaltet sein, dass eine anonyme Kontaktaufnahme von Seiten des Whistleblowers möglich ist und auch die Kommunikation zwischen Hinweisgeber und interner Meldestelle komplett anonym ablaufen kann.
Alle Richtlinien einhalten durch intelligentes Outsourcing
Anonym, mehrsprachig, fristgerecht: Bei der rechtskonformen Umsetzung eines Whistleblower-Systems gibt es einiges zu beachten. Eine Nichteinhaltung der Pflichten oder fehlerhafte Abläufe können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Damit ein Unternehmen mit möglichst geringem Aufwand die gesetzlichen Anforderungen erfüllen kann, empfiehlt es sich, eine digitale Plattform für das interne Meldesystem zu wählen. Eine digitale Plattform schafft einfach und effizient eine orts- und zeitunabhängige 24/7-Erreichbarkeit. Auch die Mehrsprachigkeit, die in der heutigen Zeit deutlich an Bedeutung gewonnen hat, kann hier problemlos umgesetzt werden.
Beispielbild: Inhalt & Sprachen verwalten
Alle Seiten sind vollständig anpassbar. Sie können ganz einfach Ihre eigene Whistleblower-Richtlinie oder andere relevante Informationen einbauen.
Um das Hinweisgeberschutzgesetz regelkonform umzusetzen, können Unternehmen die Meldestelle unter anderem auch auslagern. Diese Möglichkeit ist mit einer digitalen Lösung einfach umsetzbar. Externe Berater können mittels Accountanlage und Rollenverteilung eingebunden und detailliert administriert werden. Bei dem Einsatz von internen Mitarbeitern ist zu beachten, dass diese Personen ihre Aufgabe nicht nur unabhängig und weisungsfrei ausüben müssen, sondern auch über die notwendige Fachkunde verfügen, um zu beurteilen, wie ein Hinweis einzuordnen ist und an welche Person er weitergeleitet werden muss.
Warum sollten Sie sich für das Hinweisgebersystem von Whistleblower Software entscheiden?
Das Whistleblower Software System ist speziell dafür entwickelt, die gesetzlichen Anforderungen an Whistleblower-Programme für Unternehmen einzuhalten. Die Whistleblower Software erfüllt die Anforderungen vieler anderer europäischer Länder und kann somit auch bei Unternehmen eingesetzt werden, die über den deutschen Markt hinaus operieren.
Die Plattform von Whistleblower Software verwendet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sichere Server und Multi-Faktor-Authentifizierungen, um sicherzustellen, dass die Daten Ihres Unternehmens jederzeit vor allen Bedrohungen geschützt sind.
Darüber hinaus kann die Plattform an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden, einschließlich Branding, Sprache sowie Informationen zur Einreichung einer Meldung und Vieles mehr.
Vertrauen Sie der Whistleblower Software, wie schon viele kleine Organisationen und große Unternehmen in über 80 Ländern. Sie wurde für die Anforderungen von Organisationen mit 50 - 10.000+ Mitarbeitern entwickelt und bereits international eingesetzt. Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick und schauen Sie sich das Video zur Whistleblower Software an.