Ein aktuelles Thema dieser Zeit beschäftigt viele von uns schon länger und ist durch die letzten Monate aktueller denn je geworden: Das mobile Arbeiten. 

Holen Sie sich ein paar Tipps und Gedanken rund um dieses Thema und rufen Sie uns gerne an, wenn Sie ausführlich hierzu beraten werden möchten.  

Wer sich an gewisse Regeln hält, kann eine Win-Win-Situation für Kanzlei / Unternehmen und Mitarbeiter herstellen, was wiederum für eine Effizienzsteigerung sorgen kann.  

Mobiles Arbeiten - was hat sich im letzten Jahr getan?  

Für viele von uns kam das Homeoffice im letzten Jahr ziemlich plötzlich. Man hat sich mit reichlich Kreativität und Arbeitswillen einen Arbeitsplatz in den heimischen 4 Wänden zusammengezimmert. 

Wie wird es in Zukunft aussehen?  

Vollkommen losgelöst von dem, was die neue Regierung verabschieden wird, werfen wir gerne mit Ihnen einen kleinen Blick in die Glaskugel: Das Homeoffice wird mit Sicherheit nicht auf einen so geringen Arbeitsanteil schrumpfen, wie es vor der Pandemie war. 

Ob Fluch oder Segen aus Arbeitnehmer- oder Arbeitgebersicht - das kann jeder für sich selbst entscheiden. Wir blicken stets optimistisch in die Zukunft und wollen uns heute über den Segen her machen und schauen, wo unser großer Benefit liegt.  

Was verbirgt sich hinter so einigen (ach so hipp klingenden) Begriffen?  

Beim Desk Sharing handelt es sich zum Beispiel um ein Modell, welches in Unternehmen genutzt wird, die weniger Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, als sie eigentlich Mitarbeiter haben. Durch das Desk Sharing werden die Arbeitsplätze geteilt, sodass kein Arbeitnehmer einen festen Platz hat. Diese Vorgehensweise ist längst nicht mehr nur jungen Start-ups oder agilen Tech-Konzernen vorbehalten: auch bei vielen renommierten Unternehmen wird Desk Sharing als integraler Bestandteil des Arbeitsalltags fest praktiziert. Bestes Beispiel hierfür ist z.B. die DATEV eG; frei nach dem Motto: mein Tisch ist auch dein Tisch. 

Wir befinden uns also mittendrin in dem sogenannten ‚WorkNow‘ , ‚Future of Work‘, ‚New Work‘ oder ‚Arbeiten 4.0‘ usw. - sprich, die Gestaltung der neuen Arbeitswelt und zugleich die Anpassung an die Herausforderungen der Digitalisierung gepaart mit Flexibilität und Kreativität! Die Vorteile liegen hier klar auf der Hand; sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber.  

Verbinden Sie doch mobiles Arbeiten mit Desk Sharing; hier sind ein paar Vorteile:

Zwei weitere große Aspekte: Die Mitarbeiterzufriedenheit und die Zeitersparnis 

Sie als Kanzlei / Unternehmen können Ihren Mitarbeitern eine ausgewogene Work-Life-Balance ermöglichen und somit helfen, das Thema Familie und Arbeit besser zu vereinbaren. Auch die Zeitersparnis bei den Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück ist ein wichtiger Punkt. 

Woran ist zu denken? Was muss organisiert werden? 

Kommunikation ist wohl das A & O. Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern und bringen Sie in Erfahrung: Wer möchte, wer möchte es versuchen, wer braucht es? Und: stimmen Sie Regeln ab. 

Ohne ein paar Anschaffungen wird es natürlich nicht gehen.  

 

Im Büro: 

Statten Sie alle Tische im Büro identisch aus. Damit jeder überall problemlos arbeiten kann, sollte jeder Arbeitsplatz über  

So kann jeder Mitarbeiter den eigenen Laptop problemlos anschließen und direkt mit der Arbeit loslegen. 

Um dauerhaft ohne gesundheitliche Einbußen arbeiten zu können, sollten die Tische und Stühle an die jeweilige Körpergröße angepasst werden können. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern daher höhenverstellbare Tische und Stühle an.

Führen Sie eine ‚Clean Desk Policy‘ ein. Niemand möchte gerne benutzte Kaffeetassen oder liegengelassene Unterlagen auf einem freien Arbeitsplatz vorfinden. Was also in der Küche gilt, trifft auch auf den Arbeitstisch zu: man hinterlässt ihn so, wie man ihn gerne vorfinden möchte.

Besorgen Sie Headsets und die entsprechende Telefon-Software für jeden Mitarbeiter. 

Hygiene ist ein wichtiges Thema am Arbeitsplatz.  
Das von Make-up verschmierte Telefon eines Kollegen zu nutzen, der zuvor an diesem Arbeitsplatz saß, sorgt nicht unbedingt für Freude. Deshalb ist es ideal, wenn jeder Mitarbeiter über ein eigenes Headset verfügt, das er oder sie frei mit sich an jeden Arbeitsplatz mitnehmen und nutzen kann. So sind Ihre Mitarbeiter auch weniger abhängig von den stationären Ladestationen der Telefone. Daneben sollte natürlich die entsprechende Software zur Verfügung stehen.

Schaffen Sie Raum für Privates. 
Dass sich am eigenen Arbeitsplatz auch private Gegenstände befinden, ist nichts Ungewöhnliches. Damit das Desk Sharing aber gelingen kann, sollten Sie Mitarbeitern Stauraum bieten, damit sie ihr privates Hab und Gut lagern können, ohne Andere damit zu behindern. Das können Rollcontainer oder Spinde sein. Denn dass die Tische vor dem Feierabend freigeräumt werden, ist eine entscheidende Grundlage beim Desk Sharing. 

Somit wäre unser Büro einsatzbereit für jeden.   

Sollte nicht für alle Mitarbeiter gleichzeitig ein Platz zur Verfügung stehen (was in der Regel nicht der Fall sein sollte, da wir sonst unseren vorab genannten Benefit der Platzersparnis verlieren), bedarf es natürlich noch einer Art Belegungsplan. In der Regel spielt sich das schnell ein, aber auch hier sollte man Fairness walten lassen. Denken Sie daran, wenn es z.B. eine Pflicht-Bürobesetzung gibt und dass der Freitag natürlich für alle ein favorisierter Homeoffice-Tag ist. Vielleicht ist hier bei Bedarf ein rotierendes System empfehlenswert. Also steht auch hier an vorderster Stelle mit dabei: die Kommunikation. 

 

Im Homeoffice: 

Nun ist von jedem Mitarbeiter Eigeninitiative gefragt, einen ruhigen und für die Arbeitszeit geeigneten Platz zu finden. 

Dass sich das gerade in Ballungsgebieten und in Mehr-Personen-Haushalten nicht immer so ohne Weiteres umsetzen lässt, erscheint uns logisch. Jedoch sollte sich der Arbeitsplatz nicht zwischen Frühstücksbrettern befinden oder der Schneidersitz auf der Couch nicht die einzige Möglichkeit der Arbeitshaltung sein. Die manchmal in den Medien dargestellte „Homeoffice Romantik“ ist hier nicht das, was wir wollen. 

Wie kommt mein Mitarbeiter virtuell ins Büro?  

Sorgen Sie für eine ähnliche Arbeitsmaterialumgebung im Homeoffice. Gerade, da die digitalen Belege keine Seltenheit mehr sind, sollten auch daheim  

Beachten Sie den Datenschutz! 

Mehr zu der technischen Umsetzung von mobilen Arbeitsplätzen erfahren Sie in unserem separaten Beitrag “Homeoffice - Technische Umsetzung, aber wie?”